Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 506 316. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

ПРИКАЗ Роскультуры от 16.11.2006 N 657 "ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ"

Дата документа16.11.2006
Статус документаНе действует
МеткиПриказ · Инструкция
x
Документ не действует
Данная редакция документа не действует в связи с внесением в нее изменений. Перейти к действующей редакции документа.

    

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

 

ПРИКАЗ
от 16 ноября 2006 г. N 657

 

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

 
    В связи с вступлением в силу Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060) приказываю:
    Внести согласованные с Росархивом изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии, утвержденную Приказом Роскультуры от 08.06.2006 N 243, изложив ее в новой редакции согласно приложению.
 

Руководитель
М.Е.ШВЫДКОЙ

 
 
 

Приложение
к Приказу
Федерального агентства
по культуре и кинематографии
от 16 ноября 2006 г. N 657

 

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

 

I. Общие положения

 
    1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.
    1.2. Инструкция по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии (далее - Роскультура).
    1.3. Роскультура организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламента Федерального агентства по культуре и кинематографии, утвержденного Приказом Роскультуры от 04.05.2005 N 234, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.
    1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
    Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Роскультуре, должны отвечать требованиям Инструкции.
    1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
    1.6. Основные требования по организации делопроизводства в аппарате Роскультуры:
    ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;
    руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах;
    при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним;
    при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через работника, ответственного за делопроизводство, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив;
    в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность;
    в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в архив Роскультуры, независимо от сроков их хранения;
    порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается руководством Роскультуры. Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации;
    руководители структурных подразделений и работники аппарата Роскультуры несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации;
    при утрате документов руководитель подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Роскультуры и Управление делами, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, то должен быть составлен акт, утвержден руководителем Роскультуры (заместителем руководителя) и представлен в Управление делами вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.
    1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Роскультуры осуществляются отделом информационного и документационного обеспечения Управления делами (далее - служба ДОУ).
 

II. Правила подготовки и оформления документов

 

2.1. Бланки документов

 
    2.1.1. Документы Роскультуры должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
    Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
    20 мм - левое;
    10 мм - правое;
    20 мм - верхнее;
    20 мм - нижнее.
    2.1.2. В Роскультуре применяются следующие бланки:
    бланк приказа продольный;
    бланк распоряжения продольный;
    бланк руководителя угловой;
    бланк заместителя руководителя угловой;
    общий бланк угловой;
    бланк командировочного удостоверения.
    Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
    2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Роскультуры.
    2.1.4. Бланки документов Роскультуры подлежат учету. На бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (бланк руководителя, бланк заместителя руководителя и общий бланк) типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера (на оборотной стороне).
    2.1.5. Бланки документов Роскультуры должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
    2.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Роскультуры или его заместителей. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
    Образцы бланков Роскультуры приведены в Приложении N 1.
 

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Роскультуре

 
    При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
    2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.
    Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696).
    2.2.2. Код Роскультуры (указывается по усмотрению Роскультуры).
    Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
    2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению Роскультуры).
    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
    2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению Роскультуры).
    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
    2.2.5. Наименование Роскультуры.
    Наименование Роскультуры должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве по культуре и кинематографии. Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.
    Над наименованием Роскультуры указывается полное или сокращенное наименование Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, в ведении которого она находится.
    2.2.6. Справочные данные о Роскультуре.
    Справочные данные о Роскультуре включают почтовый адрес и номер телефона/факса.
    2.2.7. Наименование вида документа.
    Наименование вида документа, создаваемого Роскультурой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
    2.2.8. Код формы документа (указывается по усмотрению Роскультуры).
    Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
    2.2.9. Дата документа.
    Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
    Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
    Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
    Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например:
    04.03.2005
    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 4 марта 2005 г.
    2.2.10. Регистрационный номер документа.
    Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др., например:
    01-04/2-2185, где 01 - индекс секретариата руководителя Роскультуры, 04 - индекс управления, 2 - индекс отдела, 2185 - порядковый номер документа.
    Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
    Пример регистрации совместного приказа:
 

Федеральное агентство
по культуре и кинематографии
(Роскультура)
 Российский центр международного
научного и культурного
сотрудничества при МИДе России
(Росзарубежцентр)
     
    где 441 - регистрационный номер документа Роскультуры,
34 - регистрационный номер документа Росзарубежцентра
   ПРИКАЗ   
   \/
 08.08.2006   N 411/34
Москва
      
О создании совместной рабочей группы по координации сотрудничества в области культуры

    
    2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
    Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например:
    На N 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006
    2.2.12. Место составления или издания документа.
    Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
    2.2.13. Адресат.
    Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
    При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
    Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
 

Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Департамент управления делами

 
    При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:
 

Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
И.О. Фамилия

    
    При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
 

Генеральному директору
(наименование организации)
И.О. Фамилия

 
    В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
    

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 
    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документов.
    Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
    Федеральным государственным учреждениям культуры (по списку) или Департаментам Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (по списку).
    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
    

Фамилия И.О.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 117574

 
    При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
    2.2.14. Утверждение документа.
    На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
    Гриф утверждения оформляется следующим образом:
    

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального агентства
по культуре и кинематографии
   
(личная подпись)  (инициалы, фамилия)
"__" ____________ г.

 
    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа и пишется без кавычек.
 

УТВЕРЖДЕНО
приказом Роскультуры
от 16.03.2005 N 1505

 
    2.2.15. Резолюция.
    В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.", "свод" и т.п. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
    Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
    На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
    Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
    2.2.16. Заголовок к тексту документа.
    Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
    Заголовок должен отвечать на вопросы:
    "о чем?" ("о ком?"), например:
 
    ПРИКАЗ
    Об изменении штатного расписания
 
    "чего?" ("кого?"), например:
    Должностной регламент
    главного бухгалтера
    Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
    2.2.17. Отметка о контроле.
    Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
    2.2.18. Текст документа.
    Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
    В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
    В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
    В письмах используют следующие формы изложения:
    от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
    от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
    от третьего лица единственного числа ("Роскультура не возражает").
    При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
    2.2.19. Отметка о наличии приложений.
    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
 

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

 
    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
    Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
    Приложение: письмо Роскультуры от 05.06.2005 N 02-04-172 и приложение к нему, всего на 3 л.
    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
    В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
 

Приложение
к приказу Роскультуры
от 16.03.2005 N 261

 
    Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер, например:
 

Приложение N 1
к приказу Роскультуры
от 16.03.2005 N 261

Приложение N 2
к приказу Роскультуры
от 16.03.2005 N 261

 
    Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
 

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Роскультуры
от 16.03.2005 N 261

 
    2.2.20. Подпись.
    Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Роскультуры или, по его поручению, заместителем руководителя.
    Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Роскультуры, его заместителями, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.