Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 505 370. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Дата документа31.08.2005
Статус документаНе действует
МеткиПриказ
x
Документ не действует
Данная редакция документа не действует в связи с внесением в нее изменений. Перейти к действующей редакции документа.

    

МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПРИКАЗ
от 31 августа 2005 г. N 200

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 
    Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
 

Министр обороны
Российской Федерации
С.ИВАНОВ

 
    
 

Приложение
к Приказу Министра обороны
Российской Федерации
от 31 августа 2005 г. N 200

 

НАСТАВЛЕНИЕ
ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 
    1. Настоящее Наставление определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>, обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы.
    


    <*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами, Министерство обороны Российской Федерации - Министерством обороны, Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации - Генеральным штабом, Архивная служба Вооруженных Сил Российской Федерации - Архивной службой.
 
    2. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 12, ст. 878; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1575; 1998, N 49, ст. 6007; 2003, N 47, ст. 4520), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации, а также настоящим Наставлением.
    3. Руководство архивным делом в Вооруженных Силах осуществляет Архивная служба.
    4. В видах Вооруженных Сил организация архивного дела возлагается на начальников главных штабов, в Тыле Вооруженных Сил, родах войск Вооруженных Сил - на начальников штабов, в главных и центральных управлениях Министерства обороны - на начальников этих управлений.
    5. В военных округах, группе войск, на флотах, в армиях и на флотилиях, в российских воинских формированиях, находящихся за границей Российской Федерации, ответственность за организацию и состояние архивного дела и за деятельность архивов возлагается на начальников соответствующих штабов.
    6. Начальники штабов соединений и воинских частей, начальники военных образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и других организаций Вооруженных Сил отвечают за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную сдачу в архивы всех документов (дел), подлежащих хранению.
    7. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей, военных образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и других организаций Вооруженных Сил <*>, имеющие историческое, военное, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являются неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации.
    
    <*> Далее в тексте настоящего Наставления органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, военные образовательные учреждения среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и другие организации Вооруженных Сил, если не оговорено особо, будут именоваться воинскими частями и организациями.
 
    8. Архивные документы, находящиеся на хранении в архивах Вооруженных Сил, сохраняют установленные для них грифы секретности до истечения 30 лет со времени их создания <*>. Продление этого срока или рассекречивание (снижение грифов секретности) архивных документов производится в установленном порядке.
    
    <*> Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. N 5485-1 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607).
 
    9. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в архивах документов, имеющих гриф "особой важности", документов особо режимных, особо важных и режимных воинских частей и организаций, шифртелеграмм, программ, алгоритмов, машинно-ориентированных (механографических) документов, кино-, фотодокументов, звукозаписей и видеозаписей определяется приказами Министра обороны Российской Федерации и инструкциями по работе с этими документами.
    10. Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
    11. В целях настоящего Наставления используются следующие основные понятия:
    архивное дело в Вооруженных Силах - деятельность воинских частей и организаций в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
    архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
    документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
    архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
    архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
    архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;
    архив - организация или структурное подразделение воинской части (организации), осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
    фондообразователи - воинские части и организации, которые создали архивные документы и передали их на хранение в архив;
    архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
    объединенный архивный фонд - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или общность делопроизводства);
    архивная коллекция - совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому и др.);
    классификация документов в пределах архива - группировка по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям;
    опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;
    постоянное хранение архивных документов - хранение документов без определения срока (бессрочное);
    временное хранение архивных документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
    экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
    классификация документов в пределах архивного фонда - их группировка и расположение в фонде.
 

Глава II. АРХИВЫ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ И ИХ ЗАДАЧИ

 
    12. Архивы Вооруженных Сил осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечивают использование архивных документов.
    Систему архивов Вооруженных Сил составляют:
    Центральной архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО) с филиалом <*>;
    


    <*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: ЦА МО, ЦА РКВ и ЦВМА - центральными архивами, архивы Вооруженных Сил - архивами.
 
    Центральный архив Ракетных и Космических войск (ЦА РКВ) с филиалом;
    Центральный военно-морской архив (ЦВМА);
    Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации (АВМД);
    архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз (далее именуются - окружные и флотские архивы).
    Архивы, не упомянутые в данном пункте, свою работу организуют и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.
    13. В воинских частях и организациях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых (секретных) отделов (отделений, частей, канцелярий и делопроизводств) штабов и организаций.
    14. Центральные архивы имеют угловые штампы и гербовые печати с действительными наименованиями.
    АВМД пользуется гербовой печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации.
    15. ЦА МО подчиняется начальнику Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации и является головным по отношению к архивам военных округов.
    16. ЦА РКВ подчиняется начальнику штаба Ракетных войск стратегического назначения и, в части касающейся, - начальнику штаба Космических войск.
    17. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского Флота и является головным по отношению к флотским архивам.
    18. Архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз подчиняются начальникам соответствующих штабов.
    19. Начальник Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации подчиняется начальнику Управления делами Министерства обороны Российской Федерации и осуществляет руководство архивами видов и родов войск Вооруженных Сил, военных округов, флотов, главных и центральных управлений Министерства обороны по вопросам архивного дела.
    20. На архивы возлагается:
    прием, учет и хранение архивных документов;
    фондирование принятых в архив дел и документов;
    научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
    создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;
    выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
    обеспечение работы исследователей;
    изготовление копий документов;
    высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;
    проведение экспертизы ценности архивных документов, подготовка материалов для снижения грифов секретности и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;
    контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и организациями;
    консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы);
    подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы;
    обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы.
    21. На центральные архивы, кроме указанного в пункте 20 настоящего Наставления, дополнительно возлагается:
    подготовка по указаниям Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, начальника Главного штаба Военно-Морского Флота и начальников штабов Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск обобщенных справочных материалов на основе архивных документов;
    участие в разработке нормативных правовых актов и методических рекомендаций по архивному делу и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах;
    организация использования документов в интересах военно-научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских частей и организаций о составе документов, публикация документов, организация выставок и др.;
    проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов;
    микрофильмирование и создание копий на электронных носителях уникальных и особо ценных документов в целях получения страхового фонда и обеспечения сохранности подлинников;
    реставрация дел и документов;
    выявление, прием и хранение документов из личных архивов военачальников;
    участие в контроле за деятельностью окружных и флотских архивов, обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению деятельности архивов и доклад их в Архивную службу.
    22. Материальное и финансовое обеспечение архивов осуществляется штабами, в подчинении которых они находятся, по действующим нормам, штатам и табелям к ним, в соответствии с утвержденными сметами расходов.
    Изготовление бланков, документов, книг и журналов, предусмотренных настоящим Наставлением, и обеспечение ими архивов, воинских частей и организаций возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в военных округах и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, документами, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.
 

Глава III. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ СОСТАВ АРХИВОВ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И АРХИВАХ

 
    23. В архивах Вооруженных Сил хранятся законченные делопроизводством документы органов военного управления, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил <*>.
    


    <*> В архивах Вооруженных Сил хранятся также документы Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и последующие годы.
 
    Кроме того, в архивах хранятся документы:
    политических органов партийных и комсомольских организаций Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 - 1991 годы;
    военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941 - 1953 годы;
    военно-строительных частей и организаций, переданных в другие министерства и ведомства;
    воинских частей и организаций Железнодорожных войск;
    профсоюзных и других общественных организаций Вооруженных Сил;
    персонального учета безвозвратных потерь офицеров Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов;
    персонального учета безвозвратных потерь солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 - 1991 годы и Вооруженных Сил;
    персонального учета офицеров Вооруженных Сил, снятых с воинского учета;
    персонального учета награжденных орденами и медалями военнослужащих Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1940 - 1974 годы;
    личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, а также федеральных государственных гражданских служащих Министерства обороны <*>;
    
    <*> В центральных архивах хранятся также личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих сверхсрочной службы и военнослужащих-женщин Советской Армии и Военно-Морского Флота.
 
    пенсионные дела высших офицеров, военнослужащих - Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза), Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, лауреатов Государственной и Ленинской премий, старших офицеров, младших офицеров - участников Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и боевых действий на территориях других государств, в которых содержатся личные дела.
    Место хранения архивных документов воинских частей и организаций, не указанных в настоящем Наставлении, определяет Генеральный штаб.
    24. Не подлежат сдаче на хранение в архивы Вооруженных Сил документы военных комиссариатов, за исключением личных и пенсионных дел, поименованных в пункте 23 настоящего Наставления, а также документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и информацию ограниченного распространения.
    Военные комиссариаты республик, краевые, областные, Московский и Санкт-Петербургский городские военные комиссариаты свои документы, имеющие научную, историческую и практическую ценность и не содержащие сведений, составляющих государственную тайну, а также информации ограниченного распространения, на дальнейшее хранение передают в республиканские, краевые и областные государственные архивы.
    Районные и городские военные комиссариаты (кроме Московского и Санкт-Петербургского) все документы, за исключением личных дел и пенсионных дел, хранят до истечения сроков хранения, после чего уничтожают их в установленном порядке.
    25. Документы хранятся в воинских частях, организациях и архивах в течение сроков, установленных соответствующими перечнями и пунктами 26 - 28 настоящего Наставления.
    26. В воинских частях и организациях, дислоцирующихся на территории Российской Федерации, кроме указанных в пункте 27 настоящего Наставления, дела со сроками хранения до 5 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и организациях 3 года, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
    В главных штабах и управлениях видов Вооруженных Сил, штабе Тыла Вооруженных Сил, главных и центральных управлениях Министерства обороны, штабах и управлениях родов войск Вооруженных Сил в необходимых случаях разрешается хранить дела до 10 лет.
    27. В воинских частях и организациях тыла и технического обеспечения окружного, флотского и центрального подчинения (арсеналы, базы, склады, заводы, мастерские, комендатуры, квартирно-эксплуатационные органы, госпитали, управления и отделы торговли военных округов, флотов и флотилий, а также предприятия и организации, подчиненные этим управлениям и отделам, и др.) дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся 10 лет, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
    28. В воинских частях и организациях, находящихся за границей, а также участвовавших в контртеррористических операциях, на кораблях (в штабах) отдельных соединений кораблей, не имеющих береговых и плавучих баз, дела, законченные делопроизводством, хранятся один год, после чего передаются в окружные (флотские) архивы.
    29. По истечении указанных в пунктах 26 - 28 настоящего Наставления сроков хранения документов в воинских частях и организациях дела на дальнейшее хранение передаются:
    воинскими частями и организациями окружного подчинения, а также управлениями и отделами военного округа, военными прокуратурами, воинскими частями и организациями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории данного округа (кроме Московского военного округа), - в архив военного округа;
    воинскими частями и организациями, входящими в состав группы войск, а также управлениями и отделами группы войск, воинскими частями и организациями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории группы войск, военными прокуратурами, управлением торговли группы войск и подчиненными ему предприятиями - в архив группы войск;
    воинскими частями и организациями, находящимися за границей Российской Федерации и не входящими в состав военного округа или группы войск, - в ЦА МО;
    воинскими частями, кораблями и организациями, входящими в состав флота, флотилии, в том числе и базирующимися за границей, управлениями и отделами флота, флотилии, военными прокуратурами, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, дислоцирующимися в местах базирования флота, - соответственно в архив флота, флотилии;
    гарнизонными военными судами - в соответствующий окружной (флотский) военный суд;
    главными штабами и управлениями видов Вооруженных Сил (кроме Главного штаба и управлений Военно-Морского Флота), штабом Тыла Вооруженных Сил, штабами и управлениями родов войск Вооруженных Сил (кроме штабов и управлений Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск), главными и центральными управлениями Министерства обороны, воинскими частями и организациями центрального подчинения, военными судами и военными прокуратурами, дислоцирующимися на территории Московского военного округа, - в ЦА МО;
    Главным штабом и управлениями Военно-Морского Флота, воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота, дислоцирующимися в Москве и Санкт-Петербурге, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, не дислоцирующимися в базах флотов и флотилий, - в ЦВМА;
    штабами и управлениями Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск, воинскими частями и организациями Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск - в ЦА РКВ;
    штабами местной обороны воинских частей и организаций Вооруженных Сил вместе с документами этих воинских частей и организаций - в соответствующие архивы;
    управлениями (отделами) торговли военных округов, флотов и флотилий, организациями, подчиненными непосредственно этим управлениям (отделам), а также военторгами и их предприятиями, обслуживающими воинские части и организации центрального подчинения и расположенными на территории этих военных округов (в базах флотов и флотилий), - в соответствующие окружные и флотские архивы;
    Федерацией профсоюзов рабочих и служащих Вооруженных Сил и общественными организациями центральных органов военного управления Министерства обороны - в ЦА МО;
    профсоюзными и общественными органами воинских частей и организаций вместе с документами этих воинских частей и организаций - в соответствующие архивы.
    Окружными, районными и городскими военными комиссариатами личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, передаются в военные комиссариаты республик, краевые и областные военные комиссариаты, а военными комиссариатами республик, краевыми и областными военными комиссариатами - в ЦА МО и ЦВМА соответственно;
    военными комиссариатами республик, краевыми и областными, Московским и Санкт-Петербургским городскими военными комиссариатами пенсионные дела высших офицеров, военнослужащих - Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, лауреатов Государственной и Ленинской премий), старших офицеров, младших офицеров - участников Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и боевых действий на территориях других государств, в которых содержатся личные дела, по истечении 10 лет после прекращения выплаты пенсий передаются на дальнейшее хранение в ЦА МО и ЦВМА соответственно.
    30. В окружных и флотских архивах, а также в Главной военной прокуратуре, военных судах дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения более 25 лет хранятся в этих архивах, Главной военной прокуратуре и военных судах в течение 10 лет, включая предшествующий срок их хранения в воинских частях и организациях, после чего указанные дела, кроме дел управлений (отделов) торговли военных округов, флотов и флотилий, организаций, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), передаются на дальнейшее хранение в центральные архивы.
    31. Архивы, а также воинские части и организации, находящиеся за границей и не входящие в состав военных округов и группы войск, все дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦА МО.
    32. Дела управлений (отделов) торговли военных округов, флотов и флотилий, организаций, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), хранятся в окружных и флотских архивах до истечения сроков, установленных соответствующими перечнями, без передачи в центральные архивы.
    33. Документы в архивах Вооруженных Сил хранятся в течение 75 лет со времени их образования.
 

Глава IV. ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВЫ

 

А. Подготовка дел, книг, журналов, картотек к сдаче в архивы

 
    34. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат оформлению в соответствии с требованиями приказов Министра обороны Российской Федерации по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.
    Оформление дел в воинских частях и организациях производится соответствующими работниками строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводств при методической помощи и под контролем окружных и флотских архивов.
    35. Оформление дела предусматривает:
    подшивку или переплет;
    нумерацию листов;
    составление заверительной надписи;
    составление внутренней описи документов;
    внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части, организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).
    36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
    В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.
    При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.
    В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях - бланки формы для внутренней описи документов дела.
    Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
    Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
    Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах <*>, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
    


    <*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками.
 
    Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
    Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 4 см.
    Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью.
    Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя разделительными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.
    Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
    При оформлении дел применяется, как правило, клей ПВА. Применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры запрещается.
    37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:
    все листы его, кроме чистых <*>, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается);
    
    <*> Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. На титульном листе и заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле. Из книг учета личного состава и вахтенных журналов чистые листы не изымаются.
 
    листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;
    листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;
    фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
    сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
    лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";
    карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 5 - карта-склейка из 10 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";
    если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;
    подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт;
    подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
    В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
    При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов.
    38. При изъятии из дела документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником строевого (секретного) отдела (отделения, части) или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе "Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа. Например: "Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1 - 3" или "Документ, вх. N 073, на 2 листах (листы 63 - 64) выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 г. за исх. N 018". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати "Для пакетов".
    Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.