Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 506 374. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 (ред. от 30.05.2009) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Дата документа31.08.2005
Статус документаДействует
МеткиПриказ

    

МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПРИКАЗ
от 31 августа 2005 г. N 200

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)

 
    Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
 

Министр обороны
Российской Федерации
С.ИВАНОВ

 
    
 

Приложение
к Приказу Министра обороны
Российской Федерации
от 31 августа 2005 г. N 200

 

НАСТАВЛЕНИЕ
ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)

 

Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 
    1. Настоящее Наставление определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>, обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы.
    


    <*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами, Министерство обороны Российской Федерации - Министерством обороны, Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации - Генеральным штабом, Управление делами Министерства обороны Российской Федерации - Управлением делами.
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
 
    2. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 12, ст. 878; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1575; 1998, N 49, ст. 6007; 2003, N 47, ст. 4520), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации, а также настоящим Наставлением.
    3. Руководство архивным делом в Вооруженных Силах осуществляет Управление делами.
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
    4. В видах Вооруженных Сил организация архивного дела возлагается на начальников главных штабов, в Тыле Вооруженных Сил, родах войск Вооруженных Сил - на начальников штабов, в департаментах Министерства обороны - на руководителей этих департаментов, в главных и центральных управлениях Министерства обороны - на начальников этих управлений.
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
    5. В военных округах, группе войск, на флотах, в армиях и на флотилиях, в российских воинских формированиях, находящихся за границей Российской Федерации, ответственность за организацию и состояние архивного дела и за деятельность архивов возлагается на начальников соответствующих штабов.
    6. Начальники штабов соединений и воинских частей, начальники военных образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и других организаций Вооруженных Сил отвечают за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную сдачу в архивы всех документов (дел), подлежащих хранению.
    7. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей, военных образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и других организаций Вооруженных Сил <*>, имеющие историческое, военное, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являются неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации.
    
    <*> Далее в тексте настоящего Наставления органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, военные образовательные учреждения среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и другие организации Вооруженных Сил, если не оговорено особо, будут именоваться воинскими частями и организациями.
 
    8. Архивные документы, находящиеся на хранении в архивах Вооруженных Сил, сохраняют установленные для них грифы секретности до истечения 30 лет со времени их создания <*>. Продление этого срока или рассекречивание (снижение грифов секретности) архивных документов производится в установленном порядке.
    
    <*> Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. N 5485-1 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607).
 
    9. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в архивах документов, имеющих гриф "особой важности", документов особо режимных, особо важных и режимных воинских частей и организаций, шифртелеграмм, программ, алгоритмов, машинно-ориентированных (механографических) документов, кино-, фотодокументов, звукозаписей и видеозаписей определяется приказами Министра обороны Российской Федерации и инструкциями по работе с этими документами.
    10. Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
    11. В целях настоящего Наставления используются следующие основные понятия:
    архивное дело в Вооруженных Силах - деятельность воинских частей и организаций в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
    архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
    документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
    архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
    архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
    архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;
    архив - организация или структурное подразделение воинской части (организации), осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
    фондообразователи - воинские части и организации, которые создали архивные документы и передали их на хранение в архив;
    архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
    объединенный архивный фонд - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или общность делопроизводства);
    архивная коллекция - совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому и др.);
    классификация документов в пределах архива - группировка по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям;
    опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;
    постоянное хранение архивных документов - хранение документов без определения срока (бессрочное);
    временное хранение архивных документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
    экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
    классификация документов в пределах архивного фонда - их группировка и расположение в фонде.
 

Глава II. АРХИВЫ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ И ИХ ЗАДАЧИ

 
    12. Архивы Вооруженных Сил осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечивают использование архивных документов.
    Систему архивов Вооруженных Сил составляют:
    Центральной архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО) с филиалом <*>;
    


    <*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: ЦА МО, ЦА РКВ и ЦВМА - центральными архивами, архивы Вооруженных Сил - архивами.
 
    Центральный архив Ракетных и Космических войск (ЦА РКВ) с филиалом;
    Центральный военно-морской архив (ЦВМА);
    Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации (АВМД);
    архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз (далее именуются - окружные и флотские архивы).
    Архивы, не упомянутые в данном пункте, свою работу организуют и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.
    13. В воинских частях и организациях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых (секретных) отделов (отделений, частей, канцелярий и делопроизводств) штабов и организаций.
    14. Центральные архивы имеют угловые штампы и гербовые печати с действительными наименованиями.
    АВМД пользуется гербовой печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации.
    15. ЦА МО подчиняется начальнику Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации и является головным по отношению к архивам военных округов.
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
    16. ЦА РКВ подчиняется начальнику штаба Ракетных войск стратегического назначения и, в части касающейся, - начальнику штаба Космических войск.
    17. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского Флота и является головным по отношению к флотским архивам.
    18. Архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз подчиняются начальникам соответствующих штабов.
    19. Начальник Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации осуществляет общее руководство архивами видов и родов войск Вооруженных Сил, военных округов, флотов, департаментов, главных и центральных управлений Министерства обороны по вопросам архивного дела.
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
    20. На архивы возлагается:
    прием, учет и хранение архивных документов;
    фондирование принятых в архив дел и документов;
    научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
    создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;
    выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
    обеспечение работы исследователей;
    изготовление копий документов;
    высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;
    проведение экспертизы ценности архивных документов, подготовка материалов для снижения грифов секретности и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;
    контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и организациями;
    консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы);
    подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы;
    обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы.
    21. На центральные архивы, кроме указанного в пункте 20 настоящего Наставления, дополнительно возлагается:
    подготовка по указаниям Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, начальника Главного штаба Военно-Морского Флота и начальников штабов Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск обобщенных справочных материалов на основе архивных документов;
    участие в разработке нормативных правовых актов и методических рекомендаций по архивному делу и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах;
    организация использования документов в интересах военно-научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских частей и организаций о составе документов, публикация документов, организация выставок и др.;
    проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов;
    микрофильмирование и создание копий на электронных носителях уникальных и особо ценных документов в целях получения страхового фонда и обеспечения сохранности подлинников;
    реставрация дел и документов;
    выявление, прием и хранение документов из личных архивов военачальников;
    участие в контроле за деятельностью окружных и флотских архивов, обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению деятельности архивов и доклад их в Управление делами.
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
    22. Материальное и финансовое обеспечение архивов осуществляется штабами, в подчинении которых они находятся, по действующим нормам, штатам и табелям к ним, в соответствии с утвержденными сметами расходов.
    Размещение заказов на изготовление полиграфической продукции осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
 
 

Глава III. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ СОСТАВ АРХИВОВ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И АРХИВАХ

 
    23. В архивах Вооруженных Сил хранятся законченные делопроизводством документы органов военного управления, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил <*>.
    


    <*> В архивах Вооруженных Сил хранятся также документы Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и последующие годы.
 
    Кроме того, в архивах хранятся документы:
    политических органов партийных и комсомольских организаций Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 - 1991 годы;
    военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941 - 1953 годы;
    военно-строительных частей и организаций, переданных в другие министерства и ведомства;
    воинских частей и организаций Железнодорожных войск;
    профсоюзных и других общественных организаций Вооруженных Сил;
    персонального учета безвозвратных потерь офицеров Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов;
    персонального учета безвозвратных потерь солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 - 1991 годы и Вооруженных Сил;
    персонального учета офицеров Вооруженных Сил, снятых с воинского учета;
    персонального учета награжденных орденами и медалями военнослужащих Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1940 - 1974 годы;
    личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, а также федеральных государственных гражданских служащих Министерства обороны <*>;
    
    <*> В центральных архивах хранятся также личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих сверхсрочной службы и военнослужащих-женщин Советской Армии и Военно-Морского Флота.
 
    пенсионные дела высших офицеров, военнослужащих - Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза), Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, лауреатов Государственной и Ленинской премий, старших офицеров, младших офицеров - участников Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и боевых действий на территориях других государств, в которых содержатся личные дела.
    Место хранения архивных документов воинских частей и организаций, не указанных в настоящем Наставлении, определяет Генеральный штаб.
    24. Не подлежат сдаче на хранение в архивы Вооруженных Сил документы военных комиссариатов, за исключением личных и пенсионных дел, поименованных в пункте 23 настоящего Наставления, а также документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и информацию ограниченного распространения.
    Военные комиссариаты республик, краевые, областные, Московский и Санкт-Петербургский городские военные комиссариаты свои документы, имеющие научную, историческую и практическую ценность и не содержащие сведений, составляющих государственную тайну, а также информации ограниченного распространения, на дальнейшее хранение передают в республиканские, краевые и областные государственные архивы.
    Районные и городские военные комиссариаты (кроме Московского и Санкт-Петербургского) все документы, за исключением личных дел и пенсионных дел, хранят до истечения сроков хранения, после чего уничтожают их в установленном порядке.
    25. Документы хранятся в воинских частях, организациях и архивах в течение сроков, установленных соответствующими перечнями и пунктами 26 - 28 настоящего Наставления.
    26. В воинских частях и организациях, дислоцирующихся на территории Российской Федерации, кроме указанных в пункте 27 настоящего Наставления, дела со сроками хранения до 5 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и организациях 3 года, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
    В главных штабах и управлениях видов Вооруженных Сил, штабе Тыла Вооруженных Сил, департаментах, главных и центральных управлениях Министерства обороны, штабах и управлениях родов войск Вооруженных Сил в необходимых случаях разрешается хранить дела до 10 лет.
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
    27. В воинских частях и организациях тыла и технического обеспечения окружного, флотского и центрального подчинения (арсеналы, базы, склады, заводы, мастерские, комендатуры, квартирно-эксплуатационные органы, госпитали, управления и отделы торговли военных округов, флотов и флотилий, а также предприятия и организации, подчиненные этим управлениям и отделам, и др.) дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся 10 лет, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
    28. В воинских частях и организациях, находящихся за границей, а также участвовавших в контртеррористических операциях, на кораблях (в штабах) отдельных соединений кораблей, не имеющих береговых и плавучих баз, дела, законченные делопроизводством, хранятся один год, после чего передаются в окружные (флотские) архивы.
    29. По истечении указанных в пунктах 26 - 28 настоящего Наставления сроков хранения документов в воинских частях и организациях дела на дальнейшее хранение передаются:
    воинскими частями и организациями окружного подчинения, а также управлениями и отделами военного округа, военными прокуратурами, воинскими частями и организациями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории данного округа (кроме Московского военного округа), - в архив военного округа;
    воинскими частями и организациями, входящими в состав группы войск, а также управлениями и отделами группы войск, воинскими частями и организациями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории группы войск, военными прокуратурами, управлением торговли группы войск и подчиненными ему предприятиями - в архив группы войск;
    воинскими частями и организациями, находящимися за границей Российской Федерации и не входящими в состав военного округа или группы войск, - в ЦА МО;
    воинскими частями, кораблями и организациями, входящими в состав флота, флотилии, в том числе и базирующимися за границей, управлениями и отделами флота, флотилии, военными прокуратурами, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, дислоцирующимися в местах базирования флота, - соответственно в архив флота, флотилии;
    гарнизонными военными судами - в соответствующий окружной (флотский) военный суд;
    главными штабами и управлениями видов Вооруженных Сил (кроме Главного штаба и управлений Военно-Морского Флота), штабом Тыла Вооруженных Сил, штабами и управлениями родов войск Вооруженных Сил (кроме штабов и управлений Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск), департаментами, главными и центральными управлениями Министерства обороны, воинскими частями и организациями центрального подчинения, военными судами и военными прокуратурами, дислоцирующимися на территории Московского военного округа, - в ЦА МО;
    (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009 N 493)
    Главным штабом и управлениями Военно-Морского Флота, воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота, дислоцирующимися в Москве и Санкт-Петербурге, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, не дислоцирующимися в базах флотов и флотилий, - в ЦВМА;
    штабами и управлениями Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск, воинскими частями и организациями Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск - в ЦА РКВ;
    штабами местной обороны воинских частей и организаций Вооруженных Сил вместе с документами этих воинских частей и организаций - в соответствующие архивы;
    управлениями (отделами) торговли военных округов, флотов и флотилий, организациями, подчиненными непосредственно этим управлениям (отделам), а также военторгами и их предприятиями, обслуживающими воинские части и организации центрального подчинения и расположенными на территории этих военных округов (в базах флотов и флотилий), - в соответствующие окружные и флотские архивы;
    Федерацией профсоюзов рабочих и служащих Вооруженных Сил и общественными организациями центральных органов военного управления Министерства обороны - в ЦА МО;
    профсоюзными и общественными органами воинских частей и организаций вместе с документами этих воинских частей и организаций - в соответствующие архивы.
    Окружными, районными и городскими военными комиссариатами личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, передаются в военные комиссариаты республик, краевые и областные военные комиссариаты, а военными комиссариатами республик, краевыми и областными военными комиссариатами - в ЦА МО и ЦВМА соответственно;
    военными комиссариатами республик, краевыми и областными, Московским и Санкт-Петербургским городскими военными комиссариатами пенсионные дела высших офицеров, военнослужащих - Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, лауреатов Государственной и Ленинской премий), старших офицеров, младших офицеров - участников Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и боевых действий на территориях других государств, в которых содержатся личные дела, по истечении 10 лет после прекращения выплаты пенсий передаются на дальнейшее хранение в ЦА МО и ЦВМА соответственно.
    30. В окружных и флотских архивах, а также в Главной военной прокуратуре, военных судах дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения более 25 лет хранятся в этих архивах, Главной военной прокуратуре и военных судах в течение 10 лет, включая предшествующий срок их хранения в воинских частях и организациях, после чего указанные дела, кроме дел управлений (отделов) торговли военных округов, флотов и флотилий, организаций, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), передаются на дальнейшее хранение в центральные архивы.
    31. Архивы, а также воинские части и организации, находящиеся за границей и не входящие в состав военных округов и группы войск, все дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦА МО.
    32. Дела управлений (отделов) торговли военных округов, флотов и флотилий, организаций, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), хранятся в окружных и флотских архивах до истечения сроков, установленных соответствующими перечнями, без передачи в центральные архивы.
    33. Документы в архивах Вооруженных Сил хранятся в течение 75 лет со времени их образования.
 

Глава IV. ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВЫ

 

А. Подготовка дел, книг, журналов, картотек к сдаче в архивы

 
    34. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат оформлению в соответствии с требованиями приказов Министра обороны Российской Федерации по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.
    Оформление дел в воинских частях и организациях производится соответствующими работниками строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводств при методической помощи и под контролем окружных и флотских архивов.
    35. Оформление дела предусматривает:
    подшивку или переплет;
    нумерацию листов;
    составление заверительной надписи;
    составление внутренней описи документов;
    внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части, организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).
    36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
    В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.
    При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.
    В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях - бланки формы для внутренней описи документов дела.
    Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
    Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
    Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах <*>, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
    


    <*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками.
 
    Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
    Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 4 см.
    Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью.
    Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя разделительными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.
    Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
    При оформлении дел применяется, как правило, клей ПВА. Применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры запрещается.
    37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:
    все листы его, кроме чистых <*>, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается);
    
    <*> Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. На титульном листе и заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле. Из книг учета личного состава и вахтенных журналов чистые листы не изымаются.
 
    листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;
    листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;
    фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
    сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
    лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";
    карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 5 - карта-склейка из 10 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";
    если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;
    подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт;
    подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
    В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
    При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов.
    38. При изъятии из дела документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником строевого (секретного) отдела (отделения, части) или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе "Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа. Например: "Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1 - 3" или "Документ, вх. N 073, на 2 листах (листы 63 - 64) выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 г. за исх. N 018". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати "Для пакетов".
    Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.
    39. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния документов составляется заверительная надпись дела.
    Заверительная надпись составляется в деле на специально вшитом бланке или на чистом листе, в книгах и журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
    Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка формы заверительной надписи, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
    В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист с заверительной надписью входит в общее количество листов дела, книги, журнала.
    В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
    наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
    номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
    номера крупноформатных листов;
    номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
    номера листов с неустранимыми дефектами;
    номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям;
    количество и наименования имеющихся к делу приложений.
    Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
    Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
    Примеры заверительных надписей:
    "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах", "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван, верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1 - 3".
    40. Для учета документов дел постоянного и временного хранения составляется внутренняя опись документов дела (форма N 1) <*>.
    
    <*> Формы документов и штампов, применяемых в архивах Вооруженных Сил, приведены в приложении к настоящему Наставлению.