Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 505 871. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Центризбиркома РФ от 15.12.2010 N 231/1514-5 "ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Дата документа15.12.2010
Статус документаДействует
МеткиПостановление · Инструкция

    

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 декабря 2010 г. N 231/1514-5

 

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 
    В целях приведения Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации в соответствие с требованиями части 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:
    1. Утвердить согласованную в установленном порядке с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (прилагается).
    2. Признать утратившими силу Постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 9 июля 1999 г. N 7/43-III, от 6 декабря 1999 г. N 56/698-3, от 25 апреля 2000 г. N 101/1131-3, от 24 января 2001 г. N 120/1206-3, от 10 декабря 2004 г. N 132/926-4, от 20 декабря 2006 г. N 192/1204-4, от 12 сентября 2007 г. N 29/210-5, от 20 ноября 2007 г. N 61/542-5, от 25 сентября 2008 г. N 132/968-5, от 24 марта 2009 г. N 153/1089-5, от 7 июля 2009 г. N 165/1182-5, от 21 августа 2009 г. N 168/1202-5, от 22 сентября 2009 г. N 173/1221-5.
    3. Аппарату Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (Е.В. Мячин) в течение трех месяцев разработать проекты нормативных актов, определяющих порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства, а также иные документы, предусмотренные настоящей Инструкцией.
    4. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н.Е. Конкина.
    5. Опубликовать настоящее Постановление в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
 

Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
В.Е.ЧУРОВ

 

Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
Н.Е.КОНКИН

 
 
 

УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
от 15 декабря 2010 г. N 231/1514-5

 

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

1. Общие положения

 
    1.1. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.
    Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".
    Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положения об Аппарате ЦИК России, а также иных постановлений и других нормативных актов ЦИК России, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
    1.2. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее - гражданские служащие).
    Работники Федерального центра информатизации при ЦИК России (далее - ФЦИ при ЦИК России), Российского центра обучения избирательным технологиям при ЦИК России (далее - РЦОИТ при ЦИК России) и лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, при подготовке постановлений (выписок из протокола заседания), распоряжений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, при исполнении входящих документов с указаниями по исполнению документов Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, при подготовке писем и телеграмм, отправляемых из ЦИК России, докладных записок в адрес должностных лиц ЦИК России и при оформлении дел для передачи их в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив) должны руководствоваться настоящей Инструкцией.
    Руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут издавать нормативные документы по делопроизводству, уточняющие порядок работы с документами соответственно в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России и не противоречащие настоящей Инструкции.
    1.3. Работники, поступившие на федеральную государственную гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, на работу в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, должны быть ознакомлены под роспись с текстом настоящей Инструкции соответствующей кадровой службой.
    1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни исполнителя документов начальник управления (начальник отдела) Аппарата ЦИК России передает неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении или переходе в другое управление Аппарата ЦИК России гражданский служащий передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, по акту ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.
    1.5. Организацию единой системы делопроизводства в ЦИК России, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, методическое руководство организацией делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление организационного и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России.
    1.6. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").
    Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации ЦИК России.
    1.6.1. ПИ "Дело" содержит единую базу данных с информацией о:
    входящих, внутренних и исходящих документах;
    движении подлинников и копий документов в ЦИК России;
    ходе исполнения документов;
    списании документов в дело и передаче их в Архив.
    ПИ "Дело" предоставляет возможность работать с электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в ЦИК России.
    1.6.2. Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).
    1.6.3. Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа. Зарегистрированный в ПИ "Дело" документ при поступлении к членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и в управления Аппарата ЦИК России повторно не регистрируется.
    1.7. Изменения в настоящую Инструкцию вносятся постановлением ЦИК России после их согласования с Федеральным архивным агентством.
 

2. Основные понятия

 
    В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
    бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
    внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России (в управлении Аппарата ЦИК России), ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, не выходящий за пределы ЦИК России;
    входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;
    дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
    делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
    докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
    документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ЦИК России;
    документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
    документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
    дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
    заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
    исходящий документ - документ, отправляемый из ЦИК России;
    контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
    копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
    номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Аппарате ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
    нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
    оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
    письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
    письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
    подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
    поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
    регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ "Дело";
    регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
    реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
    срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
    указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
    учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
    формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
    экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
    электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
    электронный образ документа - документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.
 

3. Прием, регистрация и прохождение поступающих в ЦИК России документов

 
    3.1. Документы в ЦИК России доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан членам ЦИК России.
    Документы могут поступать в ЦИК России по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы") средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик ЦИК России в сети Интернет и по факсимильной связи.
    3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в ЦИК России документов производится в централизованном порядке отделом прохождения документов Управления организационного и документационного обеспечения (далее - отдел прохождения документов) с использованием ПИ "Дело" ежедневно с 9 до 18 часов (в пятницу до 17 часов), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
    Документы, доставленные фельдъегерской связью после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, принимаются диспетчерами ЦИК России, записываются в журнал установленной формы (Приложение N 1) и передаются в отдел прохождения документов для регистрации на следующий рабочий день.
    3.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ "Дело" (Приложение N 2).
    3.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
    3.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, гражданским служащим отдела прохождения документов составляется акт установленной формы в двух экземплярах (Приложение N 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
    На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
    3.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, а также если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
    3.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются гражданским служащим управления Аппарата ЦИК России - организатора торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.
    Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются гражданским служащим отдела прохождения документов, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются в управление Аппарата ЦИК России, ответственное за организацию торгов, под подпись.
    3.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
    Документы, адресованные лично Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, передаются им через их помощников (советников) или через гражданских служащих, работающих в соответствующих приемных, под подпись.
    По письменному поручению Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России конверты, поступившие с пометкой "Лично" на имя соответствующего должностного лица ЦИК России, вскрываются, регистрируются в ПИ "Дело" и докладываются Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России в установленном порядке.
    3.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.
    На оборотной стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
    На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
    При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связки).
    К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение.
    3.10. Иностранная корреспонденция, поступающая в ЦИК России, передается для перевода в Управление внешних связей, затем ответственный за ведение делопроизводства указанного управления передает оригинал документа и его перевод в отдел прохождения документов для регистрации.
    3.11. После регистрации документов в отделе прохождения документов их доклад осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным Председателем ЦИК России.
    3.12. Копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие в ЦИК России, регистрируются в отделе прохождения документов с использованием ПИ "Дело", к РК прикрепляется электронный образ документа.
    Указанные в первом абзаце настоящего пункта документы, касающиеся деятельности ЦИК России, докладываются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для входящих документов.
    Информация об указанных выше документах ежедневно размещается на сетевом диске, их просмотр осуществляется с использованием ПИ "Дело".
    3.13. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России направляются в отдел прохождения документов для внесения указаний по исполнению документов в РК.
    Указания по исполнению документа с отметкой о срочности исполнения вносятся в РК незамедлительно.
    Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" передаются членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России незамедлительно, остальные документы - в день доклада, либо до 12.00 следующего рабочего дня.
    3.14. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, получают документы в отделе прохождения документов не реже трех раз в день, а при необходимости - немедленно, расписываясь за них в распечатанных РК.
    3.15. Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, член ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа первым, - координатор исполнения.
    Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления.
    Гражданский служащий Аппарата ЦИК России, работник ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на входящие документы, являются исполнителями.
    Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения и ответственного за исполнение указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.
    Подлинник документа передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа.
    Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов.
    Ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, установленные пунктами 11.5, 11.6 настоящей Инструкции. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.
    3.16. Документы, составляющие правовую основу внешних связей ЦИК России с зарубежными избирательными органами и международными организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), а также документы, составляющие правовую основу взаимодействия ЦИК России с органами государственной власти Российской Федерации, иными государственными органами, российскими общественными и иными некоммерческими организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в отделе прохождения документов в порядке, установленном для входящих документов.
    Подлинник зарегистрированного документа, указанного в настоящем пункте, в течение трех дней после дня регистрации передается на хранение в Архив исполнителем документа.
    3.17. Особенности приема и регистрации документов в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний могут определяться Председателем ЦИК России.
 

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

 
    4.1. В ЦИК России используются следующие виды бланков, изготовленных типографским способом (Приложение N 4):
    бланк протокола заседания ЦИК России;
    бланк постановления ЦИК России;
    бланк выписки из протокола заседания ЦИК России;
    бланк распоряжения ЦИК России;
    бланк Председателя ЦИК России;
    бланк заместителя Председателя ЦИК России;
    бланк секретаря ЦИК России;
    бланк Руководителя Аппарата ЦИК России;
    общий бланк ЦИК России (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
    бланк письма ЦИК России.
    4.2. Бланки Председателя ЦИК России, заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, общий бланк ЦИК России, бланк письма ЦИК России имеют нумерацию на обороте.
    Выдача бланков управлениям Аппарата ЦИК России, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется протокольно-контрольным отделом Управления организационного и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России (далее - протокольно-контрольный отдел).
    Уничтожение испорченных бланков осуществляется в протокольно-контрольном отделе с составлением акта установленной формы (Приложение N 5).
    4.3. При подготовке и оформлении документов члены ЦИК России и гражданские служащие Аппарата ЦИК России, работники ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
    4.3.1. Дата документа.
    Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
    Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
 
    07.04.2010
 
    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
 
    07 апреля 2010 г.
 
    4.3.2. Регистрационный номер документа.
    Например, для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
    Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
    4.3.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
    Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
    4.3.4. Адресат.
    Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
    Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
 

Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, 
  
 Правовое управление 

 
    Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
 

Институт законодательства и сравнительного 
 правоведения при Правительстве 
 Российской Федерации 
 Заведующему отделом 
 П.П. Петрову 

 
    Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
 

Заместителю директора Всероссийского 
 научно-исследовательского института 
 документоведения и архивного дела 
 И.И. Иванову 

 
    Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
 

Центральная избирательная комиссия 
 Российской Федерации 
   
 Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012 

 
    Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
    На документах, адресованных федеральным органам государственной власти и иным федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
    Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
 

Председателям избирательных комиссий 
 субъектов Российской Федерации 

 
    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
    При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (Приложение N 6), который подписывается исполнителем и начальником управления Аппарата ЦИК России (руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России).
    При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
 

Иванову И.И. 
   
 ул. Полярная, дом 45, кв. 5, Москва, 112145 

 
    4.3.5. Гриф утверждения документа.
    Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
    При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
 

УТВЕРЖДАЮ 
 Председатель Центральной избирательной 
 комиссии Российской Федерации 
     
 личная подпись инициалы, фамилия 
  дата  

 
    При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
 

УТВЕРЖДЕН 
 постановлением Центральной избирательной 
 комиссии Российской Федерации 
 от 05 апреля 2010 г. N 129/953-5 

 
    Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
    4.3.6. Указания по исполнению документа.
    Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе формата А6 (105 x 147) установленной формы (Приложение N 7), приложенном к документу, или наносятся на самом документе. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание, срок исполнения, подпись и дату, например:
 

Иванову И.И.   
 Петрову П.П.   
     
 Прошу подготовить проект письма  
 к 21.04.2010   
     
 личная подпись   
     
 дата   

 
    4.3.7. Заголовок к тексту документа.
    Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
    "о чем (о ком)?", например:
 

Распоряжение 
 О создании аттестационной комиссии 

 
    "чего (кого)?", например:
 

Должностной регламент 
 ведущего специалиста 

 
    Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
    Документы, оформленные на бланках формата А5, указания руководителей ЦИК России по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
    Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
    4.3.8. Текст документа.
    Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.
    Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
    Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
    В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
    Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
 

1. Раздел   
 1.1. Подраздел   
 1.1.1. Пункт   

 
    Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
    В письмах используют следующие формы изложения:
    от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
    от 3-го лица единственного числа ("ЦИК России не считает возможным...", "ЦИК России предлагает рассмотреть возможность...");
    на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
    4.3.9. Отметка о наличии приложений.
    Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
    Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
 
    Приложение: на 5 л. в 2 экз.
 
    Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
 

Приложение:1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.  
  2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.  

 
    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
    Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
 
    Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.
 
    Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
 

Приложение:письмо Избирательной комиссии Орловской области
  от 15.10.2004 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.