Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 505 351. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

РЕШЕНИЕ Коллегии Евразийской экономической комиссии от 26.03.2013 N 58 "О ПРАВИЛАХ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ"

Дата документа26.03.2013
Статус документаДействует
МеткиРешение · Правила

    

КОЛЛЕГИЯ ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

 

РЕШЕНИЕ
от 26 марта 2013 г. N 58

 

О ПРАВИЛАХ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

 
    В соответствии с пунктом 65 Регламента работы Евразийской экономической комиссии, утвержденного Решением Высшего Евразийского экономического совета от 18 ноября 2011 г. N 1, Коллегия Евразийской экономической комиссии решила:
    1. Утвердить прилагаемые Правила внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии.
    2. Настоящее Решение вступает в силу по истечении 30 календарных дней с даты его официального опубликования.
 

Председатель
В.Б.ХРИСТЕНКО

 
 
 

Утверждены
Решением Коллегии Евразийской
экономической комиссии
от 26 марта 2013 г. N 58

 

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

 

I. Общие положения

 
    1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Регламентом работы Евразийской экономической комиссии, утвержденным Решением Высшего Евразийского экономического совета от 18 ноября 2011 г. N 1 (далее - Регламент), в целях установления порядка организации работы с документами в Евразийской экономической комиссии (далее - Комиссия), выполнения функций по информационно-техническому обеспечению ее работы и организации взаимодействия с государствами - членами Таможенного союза и Единого экономического пространства (далее - государства-члены) для реализации положений Договора о Евразийской экономической комиссии от 18 ноября 2011 года (далее - Договор), иных международных договоров и решений Высшего Евразийского экономического совета, составляющих договорно-правовую базу Таможенного союза и Единого экономического пространства, а также взаимодействия с другими государствами и международными организациями, юридическими и физическими лицами.
    Настоящие Правила регулируют документооборот в Комиссии, за исключением случаев, когда международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, Совета Комиссии (далее - Совет) или Коллегии Комиссии (далее - Коллегия) установлен специальный порядок подготовки документов.
    2. Выполнение требований настоящих Правил является обязательным для всех сотрудников Комиссии.
    3. Сотрудники Комиссии должны быть ознакомлены с настоящими Правилами под роспись в течение 1 месяца после заключения трудового договора.
    4. Положения настоящих Правил распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
    Организация делопроизводства в Комиссии осуществляется с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - система электронного документооборота).
    5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства в Комиссии на основе осуществления единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Комиссии (департаментах Комиссии, секретариатах членов Коллегии, представительствах Комиссии в государствах-членах) осуществляются Департаментом протокола и организационного обеспечения.
    Функции, задачи, права и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении (включая сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии), устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) сотрудников Комиссии.
    6. Департаментом протокола и организационного обеспечения ежегодно проводятся плановые проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии. По итогам проверки составляются справки с рекомендациями по улучшению работы с документами с указанием выявленных недостатков и срока их устранения, по истечении которого в Департамент протокола и организационного обеспечения представляется доклад об устранении недостатков. О результатах проведенной проверки докладывается Председателю Коллегии Комиссии и члену Коллегии, курирующему соответствующее структурное подразделение Комиссии.
    7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящими Правилами порядка подготовки документов и работы с ними, их сохранность в структурных подразделениях Комиссии возлагается на руководителей структурных подразделений Комиссии.
    Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии и за достоверность представляемых сведений о состоянии исполнения документов возлагается на сотрудников, ответственных за делопроизводство. Персональный список сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, и сотрудников, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), подписывается руководителем структурного подразделения Комиссии и представляется в Департамент протокола и организационного обеспечения.
    При увольнении сотрудника, ответственного за делопроизводство, и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения.
    8. Сотрудники Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Комиссии и сообщается в Департамент протокола и организационного обеспечения.
    9. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку сотрудник Комиссии обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководства структурного подразделения Комиссии.
    При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы сотруднику, определенному руководителем структурного подразделения Комиссии, или сотруднику, ответственному за делопроизводство в этом структурном подразделении Комиссии.
    10. Порядок работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальные и для служебного пользования) утверждается Советом по представлению Коллегии.
 

II. Организация документооборота и исполнения документов

 

1. Организация документооборота

 
    11. Документооборотом является движение документов в Комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
    12. Вся документация Комиссии делится на 3 документопотока:
    1) входящие документы;
    2) исходящие документы;
    3) внутренние документы.
    13. Учет количества документов по Комиссии в целом или по отдельным структурным подразделениям Комиссии ведется с помощью системы электронного документооборота.
 

2. Организация доставки документов

 
    14. Доставка входящих документов в Комиссию осуществляется посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской, электрической связи и т.д.
    С помощью почтовой связи в Комиссию доставляются письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
    15. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы и электронные сообщения.
 

3. Организация приема, обработки и распределения входящих документов

 
    16. Прием, первоначальная обработка, учет, регистрация и распределение поступающей в Комиссию корреспонденции производятся в централизованном порядке Департаментом протокола и организационного обеспечения.
    17. Конверты с документами (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "лично", вскрываются.
    Корреспонденция, помещенная в конверт (бандероль) с пометкой "лично", передается в соответствующее структурное подразделение Комиссии для вскрытия адресатом или уполномоченным лицом.
    При вскрытии конвертов (бандеролей) проверяются реквизиты документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах (бандеролях).
    При обнаружении повреждений, отсутствия документов или приложений к ним, отсутствия исходящего номера и даты, неверно указанных фамилии, имени, отчества составляется акт в 2 экземплярах: один экземпляр акта остается в Департаменте протокола и организационного обеспечения, другой экземпляр акта (вместе с документом) возвращается корреспонденту.
    18. Регистрации в системе электронного документооборота подлежат документы, поступившие в Комиссию посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской и электрической связи, в том числе по каналам факсимильной связи, за исключением документов по перечню согласно приложению N 1, не требующих исполнения и не содержащих информацию, используемую в справочных целях.
    19. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в системе электронного документооборота, которой автоматически присваивается регистрационный номер и в которой регистрируются реквизиты в составе согласно приложению N 2.
    К электронной регистрационной карточке прикрепляется файл с отсканированным документом.
    Сканированию не подлежат приложения в виде брошюр, книг, газет, журналов, карт, текстовых и иных материалов формата, превышающего формат A4, а также документы, содержащие персональные данные.
    20. Оттиск регистрационного штампа проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа и включает в себя регистрационный номер, который автоматически присваивается в системе электронного документооборота, дату, количество листов основного документа и приложения.
    В левом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа наносится штрих-код, соответствующий регистрационному номеру.
    21. Корреспонденция, адресованная членам Коллегии и руководителям структурных подразделений, направляется в соответствующие секретариаты.
    22. После утверждения поручения (оформления резолюции) по исполнению документа подлинный экземпляр документа направляется ответственному исполнителю. Другим исполнителям направляются электронные копии документа.
    23. Передача документов из структурного подразделения Комиссии, курируемого одним членом Коллегии, в структурное подразделение Комиссии, курируемое другим членом Коллегии, оформляется служебной запиской и осуществляется через Департамент протокола и организационного обеспечения.
    24. Документы передаются по назначению в день поступления, срочные - незамедлительно.
    25. Корреспонденция, не подлежащая регистрации, адресованная Председателю Коллегии, членам Коллегии или структурным подразделениям Комиссии, передается в соответствующие структурные подразделения Комиссии.
    26. Документы на электронных носителях (CD-диски, флеш-карты) должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.
 

4. Организация обработки и передачи исходящих документов

 
    27. Документы, адресованные главам государств и главам правительств, подписываются Председателем Коллегии или членами Коллегии.
    28. Документы, направляемые членам Совета, в органы государственной власти, в организации или гражданам, подписываются Председателем Коллегии, членами Коллегии или руководителями структурных подразделений Комиссии в соответствии с их компетенцией.
    29. Документы, подписанные Председателем Коллегии или членами Коллегии, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам. Визовый экземпляр после регистрации остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.
    Исполнитель представляет подписанный документ (подлинный экземпляр) для его регистрации вместе с входящим документом, являющимся основанием для подготовки исходящего документа, визовым экземпляром с оригинальными визами (в исключительных случаях копии виз могут содержаться на копии документа, полученного с помощью электронных средств связи) и экземпляром, подлежащим возврату исполнителю.
    Визовый экземпляр с оригинальными визами сдается на архивное хранение.
    30. Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе.
    Копия исходящего документа заверяется оттиском штампа "Копия верна", подписывается сотрудником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции, и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
    Не подлежат отправке в составе исходящей корреспонденции Комиссии документы неслужебного характера.
    31. Исходящие документы, подписанные членами Коллегии, регистрируются в системе электронного документооборота сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Документы за подписью руководителей структурных подразделений Комиссии регистрируются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.
    При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:
    подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;
    содержание - краткое содержание документа;
    исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;
    визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;
    адресаты - учреждения, в адрес которых направляется документ;
    ответ на N - номер и дата письма, на которое дается ответ (при наличии);
    списание в дело - номер дела согласно номенклатуре дел.
    Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются в системе электронного документооборота автоматически при заполнении всех имеющихся полей и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником, регистрирующим данный документ. Подписанный и зарегистрированный документ сканируется, файл с отсканированным документом прикрепляется к регистрационной карточке.
    32. Обработка и отправка исходящих документов из Комиссии осуществляются сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, установленными в государстве пребывания Комиссии (далее - правила оказания услуг почтовой связи).
    33. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
    При отправке корреспонденции с минимальными сроками исполнения, с пометками "В. срочно" и "Срочно", адресованной органам государственной власти, организациям в государствах-членах и других государствах, исполнитель документа дублирует ее по электронной почте или по факсу.
    При отправке документов (приказов, протоколов, заключений, заданий, договоров и т.д.), не имеющих адресной части, исполнителями готовятся сопроводительные письма.
    В случае если сотрудник Комиссии получает подписанный документ (подлинный экземпляр) исходящего документа для передачи непосредственно адресату, то на визовом экземпляре документа, который остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, сотрудник Комиссии расписывается за полученный на руки документ.
    34. Отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения принимает от структурных подразделений Комиссии исходящие документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящих Правил.
    35. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который с распиской работника почтового отделения связи возвращается в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.
    36. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм и электронных сообщений.
    Отправка документов из Комиссии посредством телеграфной связи осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, установленными в государстве пребывания Комиссии.
 

5. Организация работы исполнителей с документами

 
    37. По поступившим документам Председатель и члены Коллегии в соответствии с утвержденным распределением обязанностей определяют из числа курируемых ими структурных подразделений структурные подразделения Комиссии, которые обеспечивают исполнение этих документов. В случае поступления на имя Председателя Коллегии документов по вопросам, относящимся к компетенции других членов Коллегии, Председатель Коллегии направляет такие документы соответствующим членам Коллегии.
    Подготовка проектов резолюций (поручений) членов Коллегии организуется руководителями секретариатов членов Коллегии.
    Поступившие в соответствии с резолюциями (поручениями) членов Коллегии на исполнение в структурные подразделения Комиссии документы рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений Комиссии. Руководители структурных подразделений Комиссии дают указания исполнителям по организации и конкретным срокам исполнения документов, оформляя указания в электронной карточке документа и (или) в резолюции (поручении), составленной по форме согласно приложению N 3.
    38. Поступившие в структурное подразделение Комиссии документы, адресованные структурному подразделению или руководителю структурного подразделения, докладываются руководителю структурного подразделения Комиссии.