Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 506 346. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

ПРИКАЗ Росархива от 11.03.97 N 11 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Дата документа11.03.1997
Статус документаДействует
МеткиПриказ · Регламент

    
    Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 июля 1997 г. N 1344
    


 

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

 

ПРИКАЗ
от 11 марта 1997 г. N 11

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 
    В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах в целях создания механизма реализации статьи 19 приказываю:
    1. Утвердить прилагаемый Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
    2. Принимая во внимание особую значимость организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в деле совершенствования управления Архивным фондом Российской Федерации, считать реализацию положений Регламента одной из приоритетных задач архивных учреждений.
    3. При решении вопросов автоматизации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации иметь в виду, что обобщенные показатели документов централизованного государственного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.
    4. Управлению обеспечения сохранности и внедрения автоматизированных технологий (Киселев И.Н.) и Управлению комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (Мещерина Т.А.) в целях нормативно - методического обеспечения работ по централизованному государственному учету организовать подготовку в 1997 - 1998 гг. инструктивно - методических материалов по составлению и ведению определенных Регламентом документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях различных ведомственных и иных систем.
    5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива Абрамова В.И. и Еремченко В.А.
 

Руководитель
В.П.КОЗЛОВ

 
 
    

Приложение
к приказу Росархива
от 11 марта 1997 г. N 11

 

ОДОБРЕН
коллегией Государственной
архивной службы РФ Протокол N-14
от 29 мая 1996 г.

 

ОДОБРЕН
Комиссией по научно-исследовательской
и методической работе Государственной
архивной службы РФ Протокол N-2
от 12 мая 1996 г.

 

РЕГЛАМЕНТ
ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 
    Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" и Федеральным законом от 25 января 1995 года "Об информации, информатизации и защите информации".
 
 
    РЕФЕРЕНТ: В связи с утратой силы Федерального закона от 20.02.95 N 24-ФЗ, следует руководствоваться принятым взамен Федеральным Законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ
 
 

1. Общие положения

 
    1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.
    1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
    1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
    1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
    1.5. В настоящем Регламенте:
    под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
    под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
    под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;
    под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
    1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:
    централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно - отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;
    унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
    динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
    полнота и достоверность государственного учета.
    1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:
    - книга учета поступлений документов;
    - списки фондов;
    - списки дел и документов или их разновидности;
    - листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.
    1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.
    1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.
 

2. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации

 
    2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
    2.2. Документами централизованного государственного учета являются:
    2.2.1. Паспорт архива на 1 января ____ г. (Приложение 1 к Регламенту).
    2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).
    2.2.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. (Приложение 3 к Регламенту).
    2.2.4. Паспорт архива организации на 1 декабря ____ г., хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту), кинофотофонодокументы (Приложение 4а к Регламенту), научно - техническую документацию (Приложение 4б к Регламенту).
    2.2.5. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря ____ года (Приложение 5 к Регламенту).
    2.2.6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту).
    2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.
    2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках
    2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:
    Паспорт архива на 1 января ____ г. (Приложение 1 к Регламенту),
    Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту),
    Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. (Приложение 3 к Регламенту)
    и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.
    Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе, федеральные государственные музеи и библиотеки - также 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года. Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.
    Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., 1 января 2001 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года; при этом карточки фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представляются в 2-х экземплярах.
    2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:
    2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех
    государственных архивов и их филиалов;
    районных и городских архивов;
    государственных музеев и библиотек.
    2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.