Ленты новостей RSS
Главные новости Главные новости
Новости законодательства Новости законодательства
Лента новостей Лента новостей
Судебная практика Судебная практика
Обзор законодательства Обзор законодательства
Письма Минфина Письма Минфина
Обзор изменений Обзор изменений
Используйте наши ленты новостей и Вы всегда будете в курсе событий. Достаточно установить любое RSS расширение для браузера, например RSS Feed Reader
Если что-то не нашли
Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 504 785. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

Дата документа05.09.1985
Статус документаДействует
МеткиПравила
Оглавление

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

ВВЕДЕНИЕ

Раздел 1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

1.1. Виды ведомственных архивов

1.2. Главные задачи ведомственного архива

1.3. Основные функции ведомственного архива

Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ

2.1. Основные требования к составлению номенклатур дел

2.2. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации

Раздел 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Принципы и критерии ценности документов

3.2. Организация экспертизы ценности документов

3.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

3.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов

Раздел 4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

4.1. Оформление дел

4.2. Составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации

4.3. Передача дел в ведомственный архив

Раздел 5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

5.1. Создание оптимальных условий хранения документов

5.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование

5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел

5.4. Обеспечение физико - химической сохранности документов

5.5. Проверка наличия и состояния дел

5.6. Определение состава, учет и хранение особо ценных документов ГАФ СССР

5.7. Создание страхового фонда, его учет и хранение

Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

6.1. Классификация документов в пределах архива

6.2. Классификация документов в пределах фонда (систематизация дел фонда)

Раздел 7. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВЫХ РАЗДЕЛОВ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ФОНДА

7.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

7.2. Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения

7.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

7.4. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу

Раздел 8. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ

8.1. Общие требования

8.2. Учетные документы ведомственного архива

Раздел 9. НАУЧНО - СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

9.1. Описи дел

9.2. Картотеки. Каталоги

9.3. Указатели

9.4. Обзоры документов

9.5. Историческая справка

Раздел 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

10.1. Общие положения

10.2. Информирование организаций, исполнение запросов организаций и граждан

10.3. Культурно - просветительная и агитационно - пропагандистская работа архива

10.4. Исполнение запросов социально - правового характера

10.5. Работа читального зала

10.6. Учет использования документов

Раздел 11. РАБОТА ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

11.1. Порядок передачи в ведомственный архив документов личного происхождения

11.2. Систематизация и описание документов личного происхождения

11.3. Передача документов личного происхождения на государственное хранение

Раздел 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

12.1. Общие положения

12.2. Методическое обеспечение работы ведомственного архива

12.3. Планирование работы ведомственного архива

12.4. Ведомственный контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве

12.5. Работа с кадрами

12.6. Учет труда, отчетность, контроль за работой

Раздел 13. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

13.1. Предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве

13.2. Порядок передачи документов на госхранение

Раздел 14. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАВЕДУЮЩЕГО ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

14.1. Прием - передача документов при смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)

14.2. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации

ПРИЛОЖЕНИЯ (формы)

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО - ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ ДЛЯ ИЗМЕРЕНИЯ ТЕМПЕРАТУРЫ И ВЛАЖНОСТИ ВОЗДУХА

ФОРМА КАРТОЧКИ ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ФОРМА КАРТОЧКИ ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ФОРМА ЗАКАЗА НА ВЫДАЧУ ДЕЛ

ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

ФОРМА ЛИСТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА

ФОРМА КАРТЫ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА

ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА И ФОРМА ЛИСТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ

СОСТОЯНИЕ ДЕЛ

ФОРМА КАРТОЧКИ НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ

ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДЕЛ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ

ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДЕЛ

ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ И ФОРМА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ И ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ СТРАХОВОГО ФОНДА

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ОПИСИ ДЕЛ

ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА СПИСКА ФОНДОВ

ФОРМА ЛИСТА ФОНДА

ФОРМА КАРТОЧКИ АРХИВНОГО ФОНДА

ОБРАЗЕЦ АРХИВНОЙ СПРАВКИ

ФОРМА АНКЕТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЯ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА

ФОРМА КНИГИ ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА

ФОРМА СПИСКА ЛИЦ, АРХИВЫ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖАТ УЧЕТУ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ

ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ ВЛАДЕЛЬЦА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ О ПЕРЕДАЧЕ ИХ НА ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

ФОРМА СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

ФОРМА АКТА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

ФОРМА ГОДОВОГО ПЛАНА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

ФОРМА КАРТОЧКИ УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)

СПИСОК НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ <*>

    

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

 

Одобрены коллегией
Главархива СССР 28.08.85,
Приказ Главархива СССР
от 05.09.85 N 263

 

ВВЕДЕНИЕ

 
    Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия <*> в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 <**>, являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.
    


    <*> В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется, как правило, слово "организация".
    <**> СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.
 
    Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
    Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение.
    Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ СССР, определяются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР совместно с соответствующими министерствами и ведомствами СССР.
    В настоящее время в стране насчитывается более 200 тысяч организаций - источников комплектования ГАФ СССР.
    На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством СССР возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства, а именно: