Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 505 982. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 04.02.2002 N 16 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Дата документа04.02.2002
Статус документаДействует
МеткиПриказ · Инструкция

    

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПРИКАЗ
от 4 февраля 2002 г. N 16

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 
    В целях улучшения организации работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки приказываю:
    1. Утвердить прилагаемую к настоящему Приказу Инструкцию по делопроизводству Министерства труда и социального развития Российской Федерации.
    2. Руководителям департаментов, начальникам управлений и самостоятельных отделов министерства организовать изучение настоящей Инструкции руководителями и работниками структурных подразделений министерства.
    3. Персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству возложить на руководителей структурных подразделений министерства.
    4. Считать утратившими силу Приказ министерства от 14 апреля 1998 г. N 102 и Приказ министерства от 5 апреля 2001 г. N 57.
    5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на руководителя Административно - контрольного департамента Л.А. Крайневу.
 

Министр
А.П.ПОЧИНОК

 
 
 

УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Министерства труда
и социального развития
Российской Федерации
от 4 февраля 2002 г. N 16

 

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Руководителя
Росархива
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
3 января 2002 года

 

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

1. Общие положения

 
    1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, и устанавливает порядок ведения делопроизводства в центральном аппарате Министерства труда и социального развития Российской Федерации (далее - Министерство), в том числе и обязательные для всех работников центрального аппарата Министерства основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.
    Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на компьютерные (автоматизированные) технологии создания и обработки документной информации.
    1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в центральном аппарате Министерства документов, в том числе поручений вышестоящих органов, руководства Министерства, писем организаций и граждан, также соблюдение установленного порядка работы с секретными документами и документами ограниченного пользования, организационное обеспечение деятельности коллегии, подготовку к выпуску нормативных правовых актов Министерства возлагается в целом на Административно - контрольный департамент, а по соответствующим вопросам - на его структурные подразделения.
    1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера, включая документы ограниченного распространения с грифом "Для служебного пользования".
    1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника центрального аппарата Министерства.
    1.5. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей этих подразделений, а также работников, ответственных за делопроизводство, и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.
    Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Министерства, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются Административно - контрольному департаменту.
    1.6. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Министерства (не реже одного раза в год) возлагаются на Административно - контрольный департамент.
    1.7. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только после получения официального письменного запроса в адрес Министерства.
    1.8. Контроль за исполнением документов, их оформление и формирование в дела производятся Административно - контрольным департаментом и структурными подразделениями Министерства.
    1.9. Руководители структурных подразделений Министерства обязаны:
    1.9.1. Своевременно, в день поступления документов или на следующий день, обеспечить доведение их до исполнителей.
    1.9.2. Организовать оперативное ознакомление работников с документами и нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, постановлениями, приказами, решениями коллегии и другими документами Министерства, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных специалистов. Нормативные правовые акты органов государственной власти должны находиться на ознакомлении в структурном подразделении Министерства не более 2-х дней. При необходимости по заявке руководства структурного подразделения Министерства Административно - контрольным департаментом делается ксерокопия нормативного правового акта органов государственной власти.
    1.10. Вновь принятые на работу в центральный аппарат Министерства работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений Министерства со структурой центрального аппарата Министерства, положением о соответствующем структурном подразделении Министерства, их должностными инструкциями, а также настоящей Инструкцией.
    1.11. При уходе работников структурного подразделения Министерства в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все не исполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их сотрудникам структурного подразделения Министерства.
    1.12. При уходе работника структурного подразделения Министерства, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения Министерства возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения.
    При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам секретаря заместителя Министра его обязанности возлагаются заместителем Министра на одного из работников структурных подразделений Министерства, деятельность которых координирует данный заместитель Министра (по согласованию с руководством структурного подразделения Министерства и Административно - контрольного департамента).
    1.13. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче - приеме дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения Министерства, согласованный с руководителем Административно - контрольного департамента.
 

2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

 
    2.1. Вся поступающая в Министерство корреспонденция, кроме правительственной и секретной, принимается экспедицией Общего отдела Административно - контрольного департамента (далее - экспедиция).
    Правительственная корреспонденция принимается Отделом правительственной корреспонденции Административно - контрольного департамента (далее - Отдел правительственной корреспонденции).
    Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Министерства, руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в Административно - контрольный департамент для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
    После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в Министерство корреспонденция принимается секретарем Министра или ответственным дежурным с последующей передачей документов в Административно - контрольный департамент.
    2.2. Экспедиция осуществляет прием и первичную обработку поступающей в Министерство корреспонденции. Экспедицией ведется автоматизированный учет поступившей в центральный аппарат Министерства корреспонденции. В автоматизированную базу данных вводятся сведения об адресатах (как правило, исходящий номер и дата отправки, при отсутствии последних вводятся Ф.И.О. лица, подписавшего документ и название организации). Данная база служит для справок и учета поступающей корреспонденции. Далее поступившая корреспонденция передается в группу по регистрации и учету корреспонденции Общего отдела Административно - контрольного департамента (далее - группа по регистрации и учету корреспонденции), а письма граждан - в Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства, а при необходимости - для доклада Министру.
    2.3. При приеме поступающей в Министерство корреспонденции работниками экспедиции проверяется правильность ее адресования, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются работниками экспедиции. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
    Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
    Конверты, в которых поступили письма, заявления и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.
    Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.
    2.4. Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.
    2.5. При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.
    2.6. Регистрация документов, поступивших в группу по регистрации и учету корреспонденции, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера, с использованием автоматизированных систем регистрации, учета и контроля исполнения входящей корреспонденции.
    Все документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в соответствии с Инструкцией по работе с документами "Для служебного пользования".
    Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
 
 
    РЕФЕРЕНТ: Нумерация пунктов приведена в соответствии с официальным текстом документа
 
 
    2.8. Каждый документ, поступивший в Министерство, регистрируется только один раз.
    На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты поступления документа, количества листов и входящего номера.
    Порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.
    Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.
    Поступившая корреспонденция регистрируется в компьютере в группе по регистрации и учету корреспонденции. При регистрации выводятся две регистрационные карточки специального образца, одна из которых вместе с документом направляется на исполнение в соответствующее структурное подразделение Министерства, вторая остается в группе по регистрации и учету корреспонденции и используется для организации справочно - информационной работы.
    При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.
    2.8.1. Все документы в адрес Министерства от федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов по труду, социальной защите населения субъектов Российской Федерации, территориальных органов и подведомственных организаций, предприятий Министерства после регистрации передаются руководству Административно - контрольного департамента для доклада руководству Министерства.
    2.9. В общем отделе Административно - контрольного департамента (далее - Общий отдел) зарегистрированные документы подлежат предварительному рассмотрению. При этом устанавливается, исходя из содержания документа, конкретное должностное лицо или структурное подразделение Министерства, которому документ должен быть направлен.
    Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им.
    Документы, поступившие и зарегистрированные в Отделе правительственной корреспонденции, направляются на предварительное рассмотрение руководству Административно - контрольного департамента.
    Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад руководству Министерства должны осуществляться в день их поступления.
    Передача корреспонденции из Общего отдела производится в специальных папках.
    Зарегистрированная корреспонденция сортируется по структурным подразделениям, записывается в специальный журнал и раскладывается по папкам, на которых указываются фамилии заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства.
    Передача документов осуществляется под расписку. Работники, отвечающие за делопроизводство в приемных заместителей Министра и в структурных подразделениях, обязаны вести учет и контроль полученной корреспонденции.
    2.10. Переписка между структурными подразделениями Министерства не подлежит регистрации в Административно - контрольном департаменте.
    2.11. Все документы в адрес Министерства от Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации передаются в Отдел правительственной корреспонденции для регистрации, подготовки для доклада Министру и направления на исполнение.
    Все поступающие в центральный аппарат Министерства федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации также регистрируются в Отделе правительственной корреспонденции.
    Письма и обращения граждан, поступившие из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации, направляются в Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям Министра, руководителям структурных подразделений, а при необходимости - для доклада Министру.
    2.11.1. Поступившая правительственная корреспонденция регистрируется в автоматизированной системе регистрации, учета и контроля исполнения в Отделе правительственной корреспонденции.
    2.12. Подготовку документов для доклада руководству Министерства осуществляют: руководитель Административно - контрольного департамента или его заместители.
    Министру докладываются документы, поступившие непосредственно на его имя, правительственная почта, запросы депутатов палат Федерального Собрания, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятельности Министерства.
    Руководством Административно - контрольного департамента готовятся проекты резолюций Министра, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям, а в необходимых случаях и сроки исполнения.
    На все документы, направленные заместителям Министра, также составляются проекты резолюций.
    После доклада руководству Министерства все документы подлежат возврату в Общий отдел и Отдел правительственной корреспонденции для фиксации поручений руководства Министерства в автоматизированных системах регистрации, учета и контроля исполнения документов.
    2.12.1. Документы, рассмотренные Министром и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Министерства согласно резолюции, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.
    Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
    Если документ, в соответствии с резолюцией руководства Министерства, исполняется несколькими структурными подразделениями Министерства, документ доводится Административно - контрольным департаментом до всех поименованных в резолюции лиц.
    2.12.2. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения Министерства, в том числе не указанные в резолюции Министра, по согласованию с заместителями Министра, координирующими их деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям.
    Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы для работы над документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
    2.13. Прием и учет зарегистрированной в Административно - контрольном департаменте корреспонденции производят сотрудники структурных подразделений Министерства, отвечающие за делопроизводство.
    В случае ошибочного направления документа сотрудник, отвечающий за делопроизводство структурного подразделения Министерства, незамедлительно возвращает его в Административно - контрольный департамент с пометкой руководителя структурного подразделения Министерства для внесения соответствующих исправлений и передачи по принадлежности.
    В случае неоднократной переадресовки указанных документов из одного структурного подразделения Министерства в другие Административно - контрольный департамент направляет их одному из заместителей Министра для определения структурного подразделения - исполнителя.
    2.14. В структурном подразделении Министерства документы передаются исполнителям под расписку с регистрацией в специальном журнале или с регистрацией при помощи компьютерной техники.
    2.15. Руководители структурных подразделений Министерства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы сотруднику, отвечающему за делопроизводство. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя сотрудника, отвечающего за делопроизводство.
    2.16. Вся корреспонденция должна рассматриваться руководителями структурных подразделений Министерства в день ее поступления или на следующий день. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или при помощи компьютерной техники поручения руководителя, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям. Регистрационная карточка на поступивший документ остается у сотрудника структурного подразделения Министерства, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.
    2.17. После того, как документ исполнен, в специальный журнал или при помощи компьютерной техники вносится информация об исполнении документа с указанием даты, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и адресата.
 

3. Организация контроля и сроки исполнения служебных документов

 
    3.1. Организация контроля исполнения включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку, контроль прохождения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства и руководителей структурных подразделений Министерства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
    3.2. Контроль исполнения документов осуществляется централизованно отделом контроля за исполнением Административно - контрольного департамента.
    Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступающие от Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов государственной власти, а также любые другие документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями (резолюциями) Министра, заместителей Министра.
    При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка в виде штампа "Контроль" и указывается срок исполнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.
    3.3. Контроль исполнения документов, поступающих непосредственно заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Министерства из Административно - контрольного департамента, осуществляется сотрудниками приемных заместителей Министра и структурных подразделений Министерства, отвечающими за делопроизводство, в сроки, указанные в резолюциях соответствующих руководителей Министерства и установленные настоящей Инструкцией.
    3.4. Контроль за выполнением приказов, решений коллегии и других внутренних документов Министерства осуществляется Административно - контрольным департаментом и сотрудниками структурных подразделений Министерства, отвечающими за делопроизводство, исходя из содержания поручений в этих документах.
    3.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством и настоящей Инструкцией.
    Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
    с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
    без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;
    с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
    по запросам Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы и их заместителей - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
    по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
    по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;
    по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации: без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
    по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
    Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
    Если в правительственном поручении право созыва принадлежит другому органу государственной власти, то при установлении срока исполнения данного поручения он уменьшается на 5 - 7 рабочих дней, а при исполнении поручений с пометками "срочно" и "оперативно" - до истечения 3-дневного и 10-дневного срока соответственно.
    Дата исполнения документа указывается в резолюции руководства Министерства и фиксируется в регистрационно - контрольной карточке.
    3.6. При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль в Административно - контрольном департаменте, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя Министра, заместителя Министра, подписавшего резолюцию, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
    Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае за подписью Министра направляется письмо автору поручения с мотивированными обоснованиями о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие письма представляются не позднее чем в 10-дневный срок от даты подписания поручения.
    Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.
    О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Административно - контрольный департамент для внесения необходимых изменений.
    Приостанавливать и отменять исполнение документов имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.
    3.7. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:
    поручения вышестоящих органов - после представления предложений - в этот орган, предусматривающие полное выполнение решений, содержащих в резолюции и списании "в дело" подлинника поручения;
    запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - после направления депутатам исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;
    поручения руководства Министерства по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы ответов по существу;
    поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах коллегии и оперативных совещаний у Министра, - после доклада руководству соответствующих предложений.
    3.8. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и списании его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
    3.9. Полную ответственность за исполнение документа в срок и полноту содержания несет должностное лицо, обозначенное в резолюции руководства Министерства первым.
    3.10. Административно - контрольный департамент еженедельно направляет справочные материалы о состоянии исполнительской дисциплины по текущим поручениям, по поручениям, стоящим на контроле и подлежащим исполнению в следующие 2 недели, заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Министерства. Ежемесячно Административно - контрольный департамент готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.
 

4. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и иных нормативных правовых актов