Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 506 363. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

ПРИКАЗ МВД РФ от 01.03.99 N 150 "ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ"

Дата документа01.03.1999
Статус документаОтменен/утратил силу
МеткиПриказ · Инструкция · Порядок · Перечень
x
Документ отменен / утратил силу
Документ отменен или утратил силу. Подробная информация приводится в примечаниях к документу.

    

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПРИКАЗ
от 1 марта 1999 г. N 150

 

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ

 
    В целях совершенствования организации делопроизводства и порядка работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России приказываю:
    1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.
    2. Начальникам главных управлений, управлений, Следственного комитета при МВД России, главнокомандующему внутренними войсками МВД России, начальникам подразделений, непосредственно подчиненных МВД России:
    2.1. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим Приказом, и обеспечить ведение делопроизводства и работы с обращениями граждан в подразделениях Министерства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным рассмотрением поступающих на исполнение документов и обращений граждан.
    2.2. Принять меры по рациональному размещению в служебных помещениях рабочих мест сотрудников секретариатов (канцелярий), обеспечить их средствами связи, компьютерной и оргтехникой.
    3. Аппарату Министра (Калатанову Ю.Н.) систематически анализировать состояние документооборота и работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России, вырабатывать и вносить предложения по совершенствованию процессов подготовки, обработки документов, укреплению исполнительской дисциплины в подразделениях центрального аппарата и подчиненных МВД России.
    4. Хозяйственному управлению МВД России (Нелезину П.В.) обеспечить по заявкам подразделений центрального аппарата Министерства изготовление необходимого количества бланочной и картотечной продукции, предусмотренной Инструкцией, утвержденной настоящим Приказом.
    5. Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, начальникам УВДТ, ОУМТиВС, РУБОП, УВД (ОВД) УРО МВД России, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России разработать и утвердить инструкции по организации делопроизводства и порядку работы с обращениями граждан в аппаратах МВД, ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, УВДТ, ОУМТиВС, РУБОП, УВД (ОВД) УРО, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России и подчиненных подразделениях.
    6. Настоящий Приказ считать вступившим в действие с 1 июня 1999 года.
    7. Считать утратившим силу Приказ МВД России от 14 января 1993 г. N 10.
    8. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Министра по направлениям служебной деятельности курируемых подразделений.
 

Министр,
генерал-полковник
С.СТЕПАШИН

 
 
    

Приложение
к Приказу МВД России
от 1 марта 1999 г. N 150

 

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной службы
Российской Федерации
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
1 марта 1999 года

 

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ПОРЯДКУ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 
    1. Настоящая Инструкция устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России <*> в процессе осуществления своих задач и функций, определенных собственными положениями о них.
    


    <*> Далее - "подразделения Министерства".
 
    2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления <*> и государственными стандартами Российской Федерации.
    
    <*> Далее - "ГСДОУ". Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33.
 
    3. Организация и совершенствование системы делопроизводства и работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной и иной организационной техники, методическое руководство секретариатами (канцеляриями) <*>, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются Аппаратом Министра внутренних дел Российской Федерации <**>.
    
    <*> Далее - "секретариатами".
    <**> Далее - "Аппарат Министра".
 
    4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, работы с обращениями граждан, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников, военнослужащих, госслужащих и работников <*>, осуществляющих делопроизводство, в подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
    
    <*> Далее - "работники".
 
    5. В подразделениях Министерства непосредственно отвечают за организацию и состояние делопроизводства и работы с обращениями граждан начальники секретариатов.
    6. Положение о секретариате, должностные инструкции его работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, положения о подразделении Министерства и утверждаются его руководителем.
    7. На работников секретариатов возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
    прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов и письменных обращений граждан;
    учет внутренних документов;
    передача документов и писем граждан на рассмотрение руководителю подразделения Министерства и, после получения соответствующих указаний (резолюций), непосредственно исполнителю;
    учет исходящих (отправляемых) документов, отправка их адресатам;
    контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов и писем граждан;
    организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства и рассмотрению обращений граждан;
    подготовка и ведение номенклатуры дел подразделения Министерства, представление в установленном порядке проекта номенклатуры дел на согласование в Центральный архив МВД России;
    ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел с постоянными и длительными сроками хранения в архив;
    выдача приказов, документов и дел, контроль за их возвратом;
    участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у работников подразделения Министерства;
    информирование руководителя подразделения Министерства об исполнении документов, писем граждан и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами и обращениями граждан;
    подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного сроков хранения, представление их на согласование в Центральный архив МВД России для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) МВД России;
    проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям;
    организация изучения с личным составом подразделений Министерства нормативных правовых актов, информационных и методических документов по проблемам, относящимся к организации делопроизводства и работы с обращениями граждан;
    консультирование, проведение практических занятий по вопросам работы с документами и обращениями граждан;
    участие в проведении служебных расследований по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную тайну и конфиденциальную информацию ограниченного распространения;
    техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ;
    подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, на установку телефонных аппаратов, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
    учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении Министерства, а также мест хранения документов и ключей от указанных хранилищ;
    обеспечение и контроль работы автотранспорта, закрепленного за подразделением Министерства (если не установлен иной порядок).
    8. Работники подразделений Министерства несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации.
    При обнаружении утраты служебных документов работник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю подразделения Министерства, который обязан об утрате документа проинформировать Аппарат Министра и принять исчерпывающие меры к его поиску.
    9. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работника, постоянно работающего с соответствующими материалами.
    Работники подразделений Министерства не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в открытой научной и преподавательской деятельности закрытую информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на это не дано специальное разрешение руководства Министерства.
    10. Передача документов, их копий из подразделений Министерства работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения Министерства, а документов, зарегистрированных в Аппарате Министра, - начальника Аппарата Министра.
    О передаче документов делаются соответствующие отметки в электронных карточках документов и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.
    11. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 10 настоящей Инструкции через Управление информации МВД России.
    12. Международный обмен информацией об уголовных преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и с учетом положений Свода правил Международной организации уголовной полиции Интерпол, а также рекомендаций Генеральной Ассамблеи Интерпол <*>.
    
    <*> Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 июля 1996 г. N 28, ст. 3347); Постановление Правительства Российской Федерации от 14 октября 1996 г. N 1190 "О утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола" (Собрание законодательства Российской Федерации от 21 октября 1996 г. N 43, ст. 4916).
 
    13. Секретное и несекретное делопроизводство в подразделениях Министерства ведется совместно.
 

II. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

 
    14. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
    документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;
    в документе не должно быть помарок и исправлений;
    документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями настоящей Инструкции;
    содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным (выражения исключают двойное толкование), кратким.
    15. В деятельности подразделений Министерства используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.
    Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении Министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации <*>, Положением о Министерстве внутренних дел Российской Федерации.
    


    <*> ГОСТ Р 6.30-97 от 1 июля 1998 г.
 
    Виды документов подразделений Министерства определяются табелем документов, утвержденным руководителем подразделения Министерства (глава VIII настоящей Инструкции).
    В письме наименование вида документа не указывается.
 

III. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

 
    16. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников информации.
    16.1. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).
    16.2. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе, шрифтом размером N 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала.
    16.3. Для выделения части текста документа (за исключением официальных писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
    16.4. Документ, оформляемый на бланке, должен соответствовать стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
    17. В соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
    01 - Государственный герб Российской Федерации (размер 17 x 17 мм);
    02 - герб субъекта Российской Федерации;
    03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации (размер 35 x 17 мм) <*>;
    


    <*> НЦБ Интерпола использует эмблему, определенную Приказом МВД России от 3 июня 1997 г. N 333.
 
    04 - наименование подразделения Министерства;
    05 - справочные данные о подразделении Министерства;
    06 - наименование вида документа;
    07 - дата документа;
    08 - регистрационный номер документа;
    09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    10 - место составления или издания документа;
    11 - гриф ограничения доступа к документу;
    12 - адресат;
    13 - гриф утверждения документа;
    14 - резолюция;
    15 - заголовок к тексту;
    16 - отметка о контроле;
    17 - текст документа;
    18 - отметка о наличии приложения;
    19 - подпись;
    20 - гриф согласования документа;
    21 - визы согласования документа;
    22 - печать (заверяющая текст и подпись);
    23 - отметка о заверении копии;
    24 - отметка об исполнителе;
    25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    26 - отметка для автоматического поиска документа.
    17.1. Для изготовления бланков документов используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, а также отметки для расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 15, 16, 17. Возможно использование реквизита 17 при применении трафаретных текстов документов.
    17.2. При оформлении документов могут быть использованы реквизиты: 07, 08, 09, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26.
 

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 
    18. В соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации <*> Государственный герб помещается на бланках документов только Министерства внутренних дел Российской Федерации, а не его структурных подразделений.
    


    <*> Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. N 2050 (Сборник актов Президента и Правительства Российской Федерации от 6 декабря 1993 г. N 49, ст. 4761).
 
    19. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
    20. Эмблема МВД России помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации, министерств внутренних дел республик, главных управлений, управлений и отделов внутренних дел краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, районов, городов, районов в городах, закрытых административно-территориальных образований, управлений (линейных: управлений, отделов, отделений) внутренних дел на железнодорожном, воздушном и водном транспорте, управлений (отделов) на особо важных и режимных объектах, региональных управлений по борьбе с организованной преступностью, Государственной противопожарной службы, окружных управлений материально-технического и военного снабжения, образовательных (в том числе военных), научно-исследовательских учреждений, а также органов управления, соединений и воинских частей внутренних войск, предприятий, учреждений и организаций, созданных для осуществления задач, возложенных на органы внутренних дел и внутренние войска <*>.
    
    <*> Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 1998 г. N 1333 (Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября 1998 г. N 47, ст. 5741).
 
    Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
    21. Наименование подразделения Министерства, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении (уставе, учредительных документах) о нем.
    Сокращенное наименование подразделения Министерства приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении (уставе, учредительных документах) подразделения Министерства. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.
    Над наименованием подразделения Министерства указывается сокращенное - МВД России - либо полное наименование - Министерство внутренних дел Российской Федерации.
    Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении о подразделении Министерства (уставе подразделения). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке.
    22. Наименование структурного подразделения, филиала, территориального отделения, представительства подразделения Министерства указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования подразделения Министерства.
    23. Справочные данные о подразделении Министерства включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению руководителя подразделения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
    24. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
    Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 1998 г. следует оформить следующим образом: 05.01.98.
    При подготовке нормативных правовых актов и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например 1 марта 1998 г.
    25. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других.
    Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями Министерства, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
    25.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
    25.2. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование подразделения Министерства" и "Справочные данные о подразделении Министерства". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
    25.3. Гриф ограничения доступа к документу (особой важности, совершенно секретно, секретно), пометка для служебного пользования проставляются без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, нормативными правовыми актами МВД России (например - лично, литер "М", "МВ").
    26. В качестве адресата могут быть подразделения Министерства или физические лица.
    Сокращенное наименование Министерства и полное наименование подразделения Министерства указывается в именительном падеже, например:

МВД России или МВД России
Управление внутренних дел Смоленской области  Главное управление уголовного розыска

    При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже: наименование должности лица, сокращенное наименование подразделения Министерства, специальное (воинское) звание, фамилия и инициалы, например:

Начальнику УВД Смоленской области или Начальнику ГУУР МВД России
генерал-майору милиции Сидорову В.И.  генерал-майору милиции Иванову К.И.

    Если документ отправляется в несколько подразделений Министерства или в несколько структурных подразделений одного и того же подразделения Министерства, то они указываются обобщенно, например:

Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации или Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации (по списку)

    27. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <*>.
    


    <*> Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации от 6 октября 1997 г. N 40, ст. 4602).
 
    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.
    Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается его наименование, а затем, как правило, почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а

    При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл., Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д. 5, кв. 12
 Калинину И.П.

    28. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Начальник ГУВДТ МВД России
генерал-майор милиции
 личная подпись А.П. Сидоров
 27.03.98  

    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
    При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
 Протокол заседания экспертной комиссии
от 15.06.98 N 14

    Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
    29. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Ильину Ф.П. Филинову К.В.
 Прошу подготовить проект ответа в УВД Рязанской области к 17.07.98
 Личная подпись
05.07.98

    Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке.
    30. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
    Заголовок должен отвечать на вопросы:
    о чем (о ком?), например:
    "О проведении командно-штабного учения";
    чего (кого?), например:
    "Должностные обязанности инспектора по особым поручениям".
    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
    31. Текст документа составляется на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
    Тексты документов оформляются в виде логически связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
    Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы).
    В тексте документа, подготовленного на основании документов других подразделений Министерства или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").
    В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила(о)").
    В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
    В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав подразделения Министерства входят", "комиссия установила").
    В письмах используются следующие формы изложения:
    от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
    от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
    от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "МВД России считает возможным").
    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
    32. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
 
    Приложение: на 5 л. в 2 экз.
 
    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Статотчетность ф-3К, на 5 л. в 1 экз.
 2. Справочные материалы на 3 л. в 1 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2 к распоряжению начальника ГУООП МВД России от 15.06.97 N 319

    Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

    Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

    33. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), специальное (воинское) звание, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Медицинского управления МВД России генерал-майор милиции Личная подпись Д.С. Петров

    или на бланке:

Начальник генерал-майор милиции Личная подпись Д.С. Петров

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник КРУ МВД России генерал-майор милиции Личная подпись Р.И. Иванов
Помощник по кадрам майор внутренней службы Личная подпись А.М. Круг

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке, например:

Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации Заместитель Министра финансов Российской Федерации
Личная подпись В.А. Долгов Личная подпись А.П. Миронов

    В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, специальное (воинское) звание, например:

Председатель комиссии генерал-майор милиции Личная подпись Д.С. Петров
Члены комиссии полковник милиции Личная подпись С.И. Иванов
 майор милиции Личная подпись Н.Г. Конов
 капитан милиции Личная подпись Г.В. Носов

    Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
    34. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование подразделения), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
 
    СОГЛАСОВАНО
    Начальник ГФЭУ МВД России генерал-майор милиции
 
    Личная подпись Н.В. Головкин
    23.03.98
 
    Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляется по следующей форме:
 
    СОГЛАСОВАНО
 
    Письмо Министерства финансов Российской Федерации
    от 30.01.98 N 345/24
 
    или
 
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол заседания Гостехкомиссии России
    от 12.01.98 N 3
 
    34.1. Согласование документа оформляется визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, специальное (воинское) звание, например:

Начальник юридического бюро полковник внутренней службы
Личная подпись
24.02.98
А.Н. Колобов

    При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются полковник милиции
Личная подпись
11.02.98
В.П. Сидоров

    Визы проставляются на последнем листе подлинника документа или на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
    34.2. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
    Документы заверяют печатью.
    При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Подпись  
Верно  
Инспектор отдела кадров Личная подпись А.К. Круглов
02.03.98  

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению руководителя подразделения Министерства.
    35. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной или лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров
129 13 80
или Иванов Николай Васильевич
234 34 56

    35.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
    Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем, а направление его в дело - за подписью начальника (заместителя начальника) отдела подразделения Министерства, в котором исполнен документ.
    35.2. Отметка о поступлении документа в подразделение Министерства содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
    Допускается отметку о поступлении документа в подразделение Министерства проставлять в виде штампа.
    35.3. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в подразделении Министерства.
    36. Порядок подготовки документов на бланках.
    36.1. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5, ГОСТ Р 6.30-97; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
    Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
    20 - левое;
    10 - правое;
    20 - верхнее;
    10 - нижнее.
    36.2. Бланки документов проектируют в соответствии с Приложениями 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 к настоящей Инструкции. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
    36.3. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный (Приложения 8, 9).
    Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 04. Реквизит 04 допускается располагать на уровне реквизита 03.
    Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в переделах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
    центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
    флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
    36.4. Для подразделения Министерства, его структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:
    общий бланк;
    бланк письма;
    бланк конкретного вида документа, кроме письма.
    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
    Бланки структурного подразделения или должностного лица изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют исключительное право подписи.
    Общий бланк, как правило, включает реквизиты 01, 02, 03, 04.
    Бланк письма может включать реквизиты 01, 02, 03, 04, 05 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17.
    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, как правило, включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 10, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 15, 16.
    36.5. Документы, как правило, изготавливают на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
    Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).
    При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
    Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа <*>.
    


    <*> ГОСТ Р 6.30-97.
 
    Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
 

V. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

 
    37. Корреспонденция поступает в МВД России по почте, по каналам связи, доставляется курьерами, фельдсвязью, работниками Министерства и посетителями.
    37.1. Поступающая в адрес Министерства по почте корреспонденция принимается централизованно - экспедицией фельдсвязи.
    37.2. Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, его заместителям, а также МВД России, без указания конкретного подразделения Министерства, доставляется экспедицией фельдсвязи и регистрируется в общем (первом) отделе Аппарата Министра <*>.
    


    <*> Далее - "общий отдел".
 
    37.3. Корреспонденция, адресованная непосредственно в конкретные подразделения Министерства, доставляется фельдсвязью и регистрируется в секретариатах данных подразделений.
    37.4. Корреспонденция, адресованная руководству Министерства с пометкой "Срочно", "Вручить немедленно", а также корреспонденция, поступившая из федеральных органов исполнительной власти после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в приемную Министра. Дежурный приемной Министра регистрирует документы в пакетно-контрольном журнале.
    37.5. О содержании документов дежурный приемной Министра докладывает руководству Аппарата Министра и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей подразделений Министерства для организации оперативного исполнения, о чем делает соответствующую отметку на документе.
    37.6. Служебные документы, полученные непосредственно работниками Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю, должны быть переданы в общий отдел или секретариат соответствующего подразделения Министерства.