Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 506 380. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Законодательство
Законодательство

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

Дата документа13.02.2002
Статус документаДействует
МеткиПравила · Приказ

    

УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Росархива
от 13 февраля 2002 г. N 16

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ВВЕДЕНИЕ

 
    Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
    Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
    Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.
    Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации - общенационального историко-культурного достояния, - государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене.
    В своей деятельности государственные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
    Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.
    До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.
    Настоящие Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.
    При этом была поставлена задача сохранения традиций и преемственности с основными теоретическими положениями отечественного архивоведения и архивного дела.
    В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Выполнение требований настоящих
    Правил не влечет за собой необходимости переделки сделанного государственными архивами и проведения повторных работ в области фондирования, учета, экспертизы ценности, описания архивных документов и фондов. Одновременно Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.
    Основные отличия настоящих Правил от предшествующих заключаются в следующем.
    В Правилах раскрывается современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие различных форм собственности на архивные документы, влияющие на процессы их организации и работы с ними. Усилен универсальный характер Правил - их требования в части общих для государственных архивов норм рассчитаны на государственные архивы различного объема, состава и профиля, в том числе на архивы, хранящие аудиовизуальную и научно-техническую документацию.
    Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, осуществляющие хранение документов муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими.
    Вместе с тем, применительно к работе специализированных кинофотофоноархивов, а также архивов научно-технической документации, продолжают действовать "Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами" (М., 1980), которые более глубоко и детально раскрывают особенности технологических процессов работы с аудиовизуальными документами. По этой же причине готовятся новые Правила работы государственных архивов с научно-технической документацией, которые будут дополнять Основные правила.
    Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов. Отсутствие достаточного опыта работы с нею ограничило изложение таких норм вынужденным минимумом.
    В отличие от правил 1983 г. новые Правила не содержат изложения вопросов классификации документов Архивного фонда Российской Федерации, так как существовавшая ранее классификация архивных документов основывалась на идеологических постулатах деления архивных фондов на советскую и досоветскую эпохи и на имеющие общесоюзное, республиканское и местное значение, что не соответствует современным реалиям.
    Поэтому понятие классификации заменено на понятие организации документов Архивного фонда Российской Федерации. Излагается организация архивных фондов в пределах Архивного фонда Российской Федерации в зависимости от форм собственности на них, от видов носителей, способов и техники закрепления информации, и организация архивных фондов в государственных архивах в зависимости от степени их ценности и доступа к ним.
    В Правилах по-новому трактуются вопросы категорирования архивных фондов, которое в прежнем виде зачастую носило идеологизированный и конъюнктурный характер. Правила на основе более объективных критериев исходят из того, что все документы Архивного фонда Российской Федерации по определению являются ценными, и в них выделяются категории особо ценных и уникальных документов. Архивы вправе проводить другое категорирование архивных фондов по своему усмотрению, если это удобно им для установления очередности архивных работ или по другим причинам.
    Особенностями Правил являются также:
    - четкая дифференциация во всех разделах норм и требований по отношению к документам, относящимся к различным формам собственности;
    - изложение в большинстве разделов Правил положений, относящихся к возможностям информатизации архивных работ;
    - значительное усиление внимания к вопросам физико-химической сохранности документов и сохранению архивной информации, содержащейся в них.
    Правила состоят из восьми разделов.
    Первый раздел является вводным; его главная цель - изложить общие положения, правовую базу для профессиональной работы государственных архивов с архивными документами, а также раскрыть существующую типологию архивов. Принципиально важными и новыми моментами являются изложение роли архивов как части информационных ресурсов государства и тесно связанных с этой ролью вопросов информационной безопасности по отношению к архивам.
    Второй раздел посвящен изложению вопросов организации и фондирования документов. В разделе подчеркивается сохранение теоретических положений отечественного архивоведения о фондировании документов; закреплена (перефондирование допускается лишь в исключительных случаях при обнаружении грубых ошибок фондирования) осуществленная ранее работа по формированию архивных фондов и коллекций, поэтому не повторяются нормы, относящиеся к фондированию документов исторического и советского периодов; изложены основные требования к фондированию документов современных организаций в зависимости от новых государственно-правовых и социально - экономических реалий.
    В третьем разделе Правил - "Организация работы архива" впервые собраны и с учетом современных условий изложены все основные положения, нормы и требования, относящиеся к общим вопросам организации внутренней работы государственного архива - управления им, планирования и отчетности, организации трудовых процессов, работы с кадрами. Новыми являются положения о выполнении государственным архивом платных работ и услуг; правовой защите информационных продуктов архивов; изложение организационных вопросов применения информационных технологий; впервые введены в Правила принятые международным сообществом архивов вопросы профессиональной этики.
    В четвертом разделе усилены положения, относящиеся к контролю за техническим и физико-химическим состоянием документов; более детально изложены вопросы выдачи документов из хранилища и контроля за их сохранностью. В раздел внесены новые положения, относящиеся к страховой оценке и страхованию документов, вывозу их за рубеж; о выявлении уникальных документов для включения их в Государственный реестр уникальных документов; о передаче страховых копий на специальное хранение; отражены вопросы обеспечения сохранности документов в чрезвычайных ситуациях.
    В пятом разделе новыми являются положения, относящиеся к учету уникальных документов, а также рассекреченных документов; более полно раскрыты особенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхождения, по личному составу, принятых на временное хранение; изложены основные требования к ведению учетных баз данных; более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета копий фонда пользования.
    Раздел шестой, посвященный вопросам комплектования и экспертизы ценности документов, также основан на анализе современных реалий - с учетом действующего законодательства определены правовые основы приема документов негосударственной собственности, в том числе приема на временное и депозитарное хранение, вопросы приема документов от ликвидированных организаций; изложены вопросы комплектования архива в процессе инициативного документирования, а также комплектования документами зарубежной архивной России.
    Новыми являются положения, относящиеся к взаимоотношениям государственных архивов и негосударственных организаций. При изложении вопросов экспертизы ценности документов раскрыта роль государственных архивов в отнесении документов к составу государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.
    Седьмой раздел Правил - "Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива" - впервые изложен с учетом принятого МСА международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), и содержит принципы многоуровневого описания. Построение и некоторые формулировки раздела не традиционны, но следует подчеркнуть, что эта нетрадиционность не содержит требования переделки существующих в архивах описаний и научно-справочного аппарата; в то же время его совершенствование на базе новых компьютерных информационных технологий будет более успешным с позиций, изложенных в разделе. Менее подробно, чем это было раньше, изложены традиционные формы НСА, так как в этом отношении сохраняют действие апробированные методики ранее изданных правил и инструкций, к которым в случае необходимости следует обращаться.
    В последнем, восьмом разделе Правил новыми положениями являются вопросы рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа и выдачи архивных справок за рубеж. Определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей.
    В разделе усилены положения, относящиеся к юридическому оформлению информационных документов архива. Более кратко изложены вопросы работы читальных залов архивов, так как действуют утвержденные в 1998 г. "Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации".
    К Правилам приложены формы документации, необходимой в деятельности государственных архивов, как внедренные ранее, так и ряд новых или переработанных (акт страховой оценки архивных документов, акт приема-передачи страховых копий, акт приема документов личного происхождения и др.). В приложение не включены некоторые формы, прочно вошедшие в практику работы архивов (каталожная карточка и некоторые другие). Переработка документов, составленных по ранее действовавшим формам, не требуется.
    В Правилах не раскрываются методика и технология различных архивных работ, место которым в учебных и научно-методических пособиях, рекомендациях и инструкциях, а излагаются основные требования нормативного характера. Как правило, эти требования имеют трех- или четырехзначные индексы, под каждым из которых изложено одно логическое понятие, положение. Встречающиеся в начале отдельных разделов и подразделов тексты, не имеющие самостоятельных индексов, не содержат нормативных требований, представляя собой положения разъяснительного характера или дефиниции.
    Правила не отменяют инструкций и методических пособий, перечисленных в приложенном Списке методической литературы; предполагают подготовку в будущем ряда нормативно-методических документов по вопросам, в настоящее время еще недостаточно разработанным. В Правила также не вошли вопросы, недостаточно теоретически и практически проработанные для того, чтобы стать общеобязательными нормами, - это, в частности, вопросы общей классификации документов Архивного фонда Российской Федерации, вопросы, связанные с интеллектуальной собственностью, многие аспекты работы с электронной документацией, а также с документацией негосударственных организаций, и некоторые другие, которые будут решаться по мере их проработки в отдельных нормативно-методических документах.
    В Правилах применяется современная архивная терминология, употребляемая действующим архивным законодательством, предусмотренная Государственным стандартом Российской Федерации Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.
    Термины и определения", современными словарями архивной терминологии. В тексте Правил употребляется в качестве обобщающего понятия термин "документы"; употребляется понятие "дело" везде, где речь идет о документации на бумажной основе; в остальных случаях употребляется понятие "единица хранения".
    Применение "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации" обязательно всеми государственными архивами (федеральными архивами, государственные архивами и центрами документации субъектов Российской Федерации и их филиалами, государственными архивами районов и городов).
    Изложенные в настоящих Правилах требования также могут быть использованы в нормативно-методических документах архивов организаций, осуществляющих долговременное хранение отдельных комплексов государственной части Архивного фонда Российской Федерации (архивы Российской Академии наук, Министерства иностранных дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации и другие).
    Правила были начаты разработкой в 1996 г. и прошли неоднократное апробирование в федеральных архивах и государственных архивах субъектов Российской Федерации. Подготовка настоящих Правил осуществлена комиссией Федеральной архивной службы России в составе: Козлов В.П. (руководитель), Артизов А.Н., Банасюкевич В.Д., Бобылева Т.М., Елпатьевский А.В., Киселев И.Н., Ларин М.В., Наумов О.В., Павлова Т.Ф., Попова Е.Н., Тараканова Е.П., Шабанова Т.Е. В подготовке отдельных разделов Правил принимали участие Аниканова Т.И., Бушмелева З.В., Владыкина В.А., Волкова И.В., Горбунов И.Ю., Жукова М.П., Козлов О.Ф., Ларина В.Г., Луначарский Е.Л., Медведева Г.А., Мещерина Т.А., Нежданова О.Ю., Пальшина Е.Е., Привалов В.Ф., Приютов А.В., Успенская В.Н., Устинов В.А., Химина Н.И., а также архивисты-эксперты из субъектов Российской Федерации.
 

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    

1.1. Архивный фонд Российской Федерации

 
    1.1.1. Архивный фонд Российской Федерации - составная часть национальных информационных ресурсов, историко-культурного наследия народов Российской Федерации Архивный фонд Российской Федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
    В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации.
    Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке (см. п. 6.1.5).
    Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляются на основе единых принципов и контроля за их соблюдением. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации.
    Архивный фонд Российской Федерации представляет собой самостоятельную информационную систему, является составной частью национальных информационных ресурсов, он необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного управления, развития науки и культуры.
    Документы Архивного фонда Российской Федерации являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом.
    1.1.2. Правовой статус государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации
    Архивный фонд Российской Федерации в зависимости от собственности на его документы, состоит из государственной и негосударственной частей.
    1.1.2.1. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат приватизации и могут быть отчуждены не иначе как в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
    Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету.
    1.1.2.2. Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют документы, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности.
    Органы и учреждения системы Федеральной Архивной службы России получают сведения о документах, которые должны быть отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, с целью их государственного учета.
    Органы и учреждения системы Федеральной архивной службы России фиксируют смену собственника и/или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
 

1.2. Архивный фонд и приравненные к нему совокупности архивных документов как общее учетно-классификационное понятие

 
    1.2.1. Учетно-классификационной единицей Архивного фонда Российской Федерации является архивный фонд. Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.
    Организация документов по архивным фондам (фондирование документов) осуществляется в установленном порядке (см. пп. 2.2-2.3).
 

1.3. Государственный архив

 
    1.3.1. Государственный архив как государственное учреждение, обеспечивающее сохранность, учет, комплектование и использование архивных документов Государственный архив является государственным учреждением, финансируемым из федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации. Архив выполняет социально - культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. В пределах, установленных законом, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
    1.3.2. Государственный архив как информационная система в структуре информационных ресурсов Российской Федерации Архив представляет собой информационную систему - упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.
    Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной информации. Документы и информационно-поисковые системы архива являются объектами права собственности, авторского и смежных прав, распределяются по категориям доступа к ним, подлежат защите в соответствии с законодательными и иными актами Российской Федерации.
    1.3.2.1. Обеспечение информационной безопасности архива.
    Под информационной безопасностью архива понимается состояние защищенности хранящихся в нем документов и документной информации, систем ее формирования, преобразования, распространения, использования, потребления, а также защищенности архивохранилищ и зданий архивов.
    Основными направлениями обеспечения информационной безопасности архива являются:
    - предохранение документов от повреждений, утрат или хищений;
    - пресечение незаконного вмешательства в информационные ресурсы архива как объектов собственности и авторского права;
    - недопущение несанкционированного копирования документов, утечки документной информации, а также ее искажения, подделки, уничтожения, блокирования, модификации;
    - защита конституционных прав граждан на неприкосновенность частной жизни, сохранение личной и семейной тайны;
    - защита сведений, составляющих государственную тайну, отнесенных к конфиденциальной информации;
    - своевременное рассекречивание документов и документной информации;
    - соблюдение требований, устанавливаемых собственниками документов при передаче их на постоянное или временное, в т.ч. депозитарное хранение в архив;
    - предотвращение необоснованного отказа в доступе к открытым документам и документной информации, а также их сокрытия;
    - недопущение нарушений нормативных требований обработки первичной документной информации при создании вторичной;
    - предотвращение отказов технических средств хранения, обработки, транспортировки, копирования, защиты документов и документной информации, а также сбоев программного обеспечения информационно-поисковых систем архива, нарушений персоналом технологической, производственной дисциплины, профессиональных этических норм;
    - предохранение зданий и хранилищ архива от физических и иных воздействий, стихийных бедствий, катастроф, социальных катаклизмов.
    В целях обеспечения информационной безопасности архив:
    1) прогнозирует, выявляет и оценивает возможные угрозы информационной безопасности;
    2) разрабатывает план мероприятий, необходимых и достаточных для обеспечения информационной безопасности;
    3) реализует этот план с участием и в координации с органами государственной власти, научными и общественными организациями;
    4) соблюдает установленный порядок доступа к документам;
    5) создает при необходимости структурное подразделение по защите документной информации с ограниченным доступом ее использования;
    6) соблюдает требования по ведению делопроизводства в архиве в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел; документирует свои действия с документами, ведет учет основных учетных документов и баз данных при персональной ответственности работников за их сохранность, состояние и использование.
    Архив обязан оповещать вышестоящий орган управления архивным делом, а также собственников негосударственной части хранимых им документов, владельцев авторских прав об угрозах информационной безопасности архива и фактах ее нарушения.
    1.3.3. Правовая база деятельности государственного архива Правовой базой деятельности архива является Конституция Российской Федерации; законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которое состоит из федерального законодательства, законодательства субъектов Российской Федерации, а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации.
    1.3.3.1. Федеральное законодательство состоит из Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, которыми регулируются формирование, организация, хранение, учет, использование архивных фондов и архивов и управление ими в целях обеспечения сохранности документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.
    1.3.3.2. К законодательству субъектов Российской Федерации об Архивных фондах и архивах относятся Законы, Положения и другие нормативные правовые акты об Архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации, принятые их органами государственной власти в соответствии с Конституцией Российской Федерации, с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Конституциями республик, Уставами краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.
    1.3.3.3. В решении конкретных вопросов своей деятельности архив руководствуется также положениями Федеральных законов об информации, информатизации и защите информации, о государственной тайне, о вывозе и ввозе культурных ценностей, об авторском праве и смежных правах, о культуре, об участии в международном информационном обмене, о науке и государственной научно-технической политике, другими законами, имеющими отношение к деятельности архивов.
    Архив в своей деятельности применяет другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству субъектов Российской Федерации, имеют непосредственное отношение к деятельности архива и хранимой им документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.п.).
    1.3.4. Профиль архива
    По своему профилю (составу документов, хранящихся и подлежащих хранению в архиве) архивы подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) архивы.
    Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени создания документов, способа и техники закрепления информации.
    Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации. К специализированным архивам относятся федеральные архивы и архивы субъектов Российской Федерации, хранящие аудиовизуальные документы, документы по литературе и искусству, документацию общественно-политических организаций и движений, научно-техническую документацию, документы по личному составу и др.
    Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они систематически или нет свои фонды современными документами, создающимися в их источниках комплектования.
 

Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    

2.1. Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации

 
    Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.
    2.1.1. Организация документов по формам собственности
    2.1.1.1. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации подлежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
    Документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении Российской Федерации, хранятся в федеральных архивах, в федеральных государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, учреждениях Российской Академии наук.
    В исключительном ведении Российской Федерации находятся документы, хранящиеся и поступающие на законных основаниях в федеральные архивы, федеральные государственные библиотеки и музеи, архивы, библиотеки и музеи учреждений Российской Академии наук от юридических и физических лиц; документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, в т. ч. хранящиеся в их архивах в соответствии с соглашениями, заключенными с Федеральной архивной службой России, документы Генеральной Прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности.
    2.1.1.2. Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной собственностью субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственностью (за исключением указанных в п. 2.1.1.1), хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.
    2.1.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение.
    Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.
    2.1.1.4. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации хранятся у собственников в определяемом ими порядке, обеспечивающем сохранность документов.
    2.1.2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации
    2.1.2.1. Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
    2.1.2.2. Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.
    В зависимости от функционального назначения названные документы составляют две группы.
    Первая группа - аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя (киносъемки торжественных событий, звукозаписи заседаний коллегиальных органов, конференций, кинофотовидеодокументы и звукозаписи личного происхождения и т.п.), включаются в состав архивных фондов соответствующих фондообразователей и отражаются в учетных документах архивного фонда, их физическое хранение обосабливается в соответствии с требованиями обеспечения их сохранности.
    Вторая группа - аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, являющиеся результатом целевой производственной деятельности организаций, их создавших (кинофотостудий, студий звукозаписи и т.д.), организуются самостоятельно и хранятся в специализированных архивах или специализированных отделах общих архивов (см. п. 2.5).
 

2.2. Организация документов в государственных архивах

 
    2.2.1. Организация документов по исторически и/или логически связанным совокупностям документов
    В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.5).
    2.2.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя, составляет его документальный фонд.
    Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность - наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица - наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.
    Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.
    Разновидностями архивного фонда являются:
    - архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
    - архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
    - объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи - однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц
    - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.
    2.2.1.2. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).
    2.2.2. Организация документов по степени их ценности
    2.2.2.1. Все документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.
    2.2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящее значение для культуры страны, нужд государственного управления, обороны, международных отношений, для научных исследований, невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности или внешних признаков. На особо ценные документы создаются в установленном порядке страховой фонд и фонд пользования (см. пп. 4.9-4.10).
    2.2.2.3. В составе особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации выделяется часть документов, которые по своей исключительно высокой общекультурной, общеисторической, реликвийной значимости и материальной ценности имеют уникальный характер. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке включаются в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (см. п. 4.9), им обеспечиваются особые условия хранения, учета и использования.
    2.2.2.4. Документы, не подлежащие постоянному хранению, имеющиеся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 6.1.5).
    2.2.3. Организация документов по категориям доступа к ним
    По категориям доступа документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
    2.2.3.1. Открытыми являются все документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, не отнесенные в установленном законодательством порядке к документам ограниченного доступа, а также документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, для которых их собственники не установили каких-либо ограничений по доступу.
    2.2.3.2. К документам ограниченного доступа относятся документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащие государственную тайну (секретные), и документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации, содержащие информацию, отнесенную действующим законодательством к конфиденциальной (информацию служебного и персонального характера).
    Использование документов ограниченного доступа до утраты ими секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке (см. п. 8.6).
    2.2.3.3. Хранящимися на особых условиях доступа являются документы, собственники которых, передавая их в архив на постоянное хранение в собственность государства или на временное, в т.ч. депозитарное хранение, оговорили особые условия доступа к ним и их использования в соглашении (договоре) (см. п. 8.6).
 

2.3. Фондирование архивных документов

 
    Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций.
    Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций - в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах - при описании принятых необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
    2.3.1. Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда
    2.3.1.1. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.
    Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов.
    Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.
    Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они подготовлены; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.
    При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, содержание, и т.д.
    2.3.1.2. Документы организации и созданных при ней первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют один архивный фонд.
    Документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при организациях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на постоянное хранение в архив в государственную собственность могут составлять самостоятельные архивные фонды или присоединяться к фонду соответствующей организации, образуя объединенные архивные фонды.
    2.3.1.3. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в фонд последней.
    Если в составе документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.
    Из фондов личного происхождения документы юридических лиц могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и документы юридических лиц не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений и организаций, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц - руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.
    Примечание: Из сохранившихся нескольких документов, дел архивные фонды, как правило, не создаются. Такие документы, дела организуются в объединенные архивные фонды или архивные коллекции.
 
    2.3.2. Образование объединенного архивного фонда
    2.3.2.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из фондов:
    - однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;
    - руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;
    - органов власти и состоящих при них организаций;
    - организаций, объединенных объектом деятельности;
    - последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;
    - двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.
    Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной и исполнительной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации 1993 года, Конституциями, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам в них.
    2.3.2.2. Работа по созданию объединенного архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища, и, при необходимости, пересистематизацию описей и дел.
    2.3.3. Образование архивной коллекции Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами.
    Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.
    2.3.4. Определение границ архивного фонда
    Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Перефондирование документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении грубых ошибок фондирования.
    В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающей части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.
    К таким факторам относятся:
    - изменение конституционных основ государства;
    - изменение административно-территориального деления;
    - изменение формы собственности организации-фондообразователя;
    - реорганизация организации-фондообразователя;
    - ликвидация организации-фондообразователя.
    Хронологическими границами архивного фонда являются:
    - архивного фонда организации - официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
    - объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
    - архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
    - архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
    Примечание: Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе следственных и судебных дел, и др. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.
 
    2.3.4.1. Определение границ архивного фонда в связи с изменением конституционных основ государства.
    Документы высших органов государственной власти, созданных при изменении конституционных основ государства и/или в соответствии с изменениями и дополнениями действующей Конституции Российской Федерации составляют новые архивные фонды.
    Документы законодательных собраний, правительств, администраций, созданных в соответствии с Конституциями, Уставами субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды.
    Границы начала вышеназванных архивных фондов определяются с момента создания органов государственной власти Российской Федерации, субъекта Российской Федерации на основе соответствующих актов.
    Документы министерств и ведомств Российской Федерации, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.
    Документы министерств и ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих нормативных правовых актов о конкретном министерстве, ведомстве. В отдельных случаях документы одноименных министерств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства, могут составить объединенный архивный фонд, - например, документы Министерства юстиции РСФСР и Министерства юстиции Российской Федерации.
    Аналогично фондируются документы министерств и ведомств республик в составе РСФСР и соответствующих министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации.
    Документы отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов всех уровней и документы соответствующих отраслевых управлений и отделов администраций, если их задачи и функции остались без изменений, составляют единые фонды.
    Документы избирательных комиссий по выборам органов государственной власти, образованных в соответствии с Конституцией Российской Федерации 1993 г., организуются в отдельные архивные фонды. Допускается создание объединенных архивных фондов из документов избирательных комиссий по территориальному признаку.
    Документы прокуратур и судов субъектов Российской Федерации, городов, районов продолжают ранее принятые архивные фонды прокуратур, судов.
    Документы государственных организаций, осуществляющих свои прежние функции, продолжают ранее принятые от этих организаций архивные фонды.
    При изменении статуса субъекта Российской Федерации документы органов государственной власти субъекта Российской Федерации составляют новые архивные фонды, - например, документы Верховного Совета Республики Хакасия и документы Совета народных депутатов Хакасской автономной области в составе Красноярского края составляют разные архивные фонды.
    2.3.4.2. Определение границ архивного фонда в связи с изменением административно-территориального деления.
    Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов Российской Федерации или изменением их территориальных границ, составляют новые архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований внутри субъектов Российской Федерации, не образуют новых архивных фондов.
    Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти и местного самоуправления.
    Не образуют новых архивных фондов также документы территориальных объединений общественных организаций (профсоюзных, спортивных, научных, культурно-просветительных и др.) и органов их управления до и после изменения административно-территориального деления.
    Документы промышленных и сельскохозяйственных, финансовых, хозяйственных, научных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений и др. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
    Не зависит от изменения административно-территориального деления фондирование документов органов управления и учреждений специализированных ведомственных округов (военных и др.).
    2.3.4.3. Определение границ архивного фонда в связи с изменением формы собственности фондообразователя.
    Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые архивные фонды. Например, документы государственного концерна "Нефтегазстрой" и созданного на его основе акционерного общества "Роснефтегазстрой" составляют разные архивные фонды.
    Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в образованной негосударственной структуре, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации.
    Смена собственника организации, без изменения формы собственности, не влечет за собой создания нового архивного фонда.
    Возможно создание объединенных архивных фондов из документов организаций - преемников, относящихся к разным формам собственности, при условии передачи документов каждой из них в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Например, документы Брянского завода ирригационных машин (до 1991 года), арендного предприятия "Брянский завод строительных и мелиоративных машин" (июнь-декабрь 1991 года) и акционерного общества "Строительные и мелиоративные машины", созданного на базе арендного предприятия, составляют объединенный архивный фонд.
    Документы совместных предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые архивные фонды.
    Документы аналогичных совместных организаций без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности составляют новые архивные фонды.
    2.3.4.4. Определение границ архивного фонда в связи с реорганизацией фондообразователя.
    Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. Например, документы созданного в 1966 г. на базе Центральной научно-исследовательской лаборатории (ЦНИЛ) Главархива СССР Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) составляют новый архивный фонд. Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения, не является основанием для создания нового архивного фонда, - документы вышеназванного института, преобразованного во Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Федеральной Архивной службы России, составляют один архивный фонд.
    Если на базе министерства, ведомства, создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд, - например, документы Ассоциации "Росуралсибстрой", непосредственно осуществляющей строительство, созданной вместо Минуралсибстроя РСФСР.
    Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой организации не является основанием для создания из ее документов с момента этого выделения нового фонда.
    Изменение подчиненности организации, ее структуры, местонахождения, переименование или частичное изменение ее названия, не сопровождающиеся изменением ее первоначальных функций, также не являются основанием для создания нового архивного фонда.
    Документы отделений, дочерних организаций, филиалов составляют единые архивные фонды с документами их основных организаций, если хранятся в одном архиве.
    2.3.4.5. Определение границ архивного фонда в связи с ликвидацией фондообразователя.
    При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.
    Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единые архивные фонды.
 

2.4. Организация документов в пределах архивного фонда

 
    2.4.1. Общие положения
    В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. п. 5.2).
    Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
    Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей.
    2.4.2. Схема систематизации документов в фонде
    Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).
    Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.
    2.4.3. Группировка единиц хранения в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда
    Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
    - структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
    - хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
    - функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
    - номинального (по делопроизводственной форме - родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);
    - корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
    - географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
    - авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
    Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
    2.4.3.1. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.
    Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
    Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени формирования единиц хранения.
    2.4.3.2. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
    При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.
    При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
    2.4.3.3. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
    Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, - сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.
    2.4.3.4. При выборе признаков группировки единиц хранения в пределах названных в пп. 2.4.3.1-2.4.3.3 схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.
    2.4.3.5. Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в контрольных органах и т.д.
    2.4.3.6. Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:
    1. Творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);
    2. Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);
    3. Письма фондообразователю;
    4. Документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);
    5. Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);
    6. Документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;
    7. Коллекции.
    Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.
    Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя - по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
    2.4.3.7. Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.
    2.4.3.8. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.
    Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.
    2.4.3.9. При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
    - единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
    - единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
    - единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
    - в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;
    - единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.
    Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
    Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке, индексам, присваиваемым структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.
    2.4.3.10. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, документов личного происхождения, или других документов, по каким-либо причинам поступивших в архив в необработанном состоянии, осуществляется в следующем порядке:
    - определяются фондовая принадлежность документов и структурные части фондов, к которым они могут быть отнесены;
    - при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения (по номинальному, корреспондентскому и другим признакам);
    - если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы включаются в единицы хранения, к которым они относятся.
    Сформированные единицы хранения систематизируются и описываются в установленном порядке.
    Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации.
 

2.5. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов

 
    2.5.1. Нефондовая организация аудиовизуальных документов - организация кино-, фото-, фоно- и видеодокументов по их видам, т.е. совокупностям документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).
    2.5.1.1. Кинодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри описи кинодокументы могут систематизироваться по времени их изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя и другим признакам.
    Аналогичным образом систематизируются видео документы.
    2.5.1.2. Фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри каждой описи фотодокументы могут систематизироваться по авторам, объекту и/или месту съемки и другим признакам.
    2.5.1.3. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации. На фонодокументы фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной записи составляется отдельная опись. Внутри описи фонодокументы могут систематизироваться по принадлежности к выпускающим их организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам.
    2.5.2. Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.
 

Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

    

3.1. Управление архивом

 
    3.1.1. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, настоящих Правил с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов.
    3.1.2. Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.
    Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.
    Положения о структурных подразделениях архива разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России. Положения определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива и утверждаются директором архива.
    Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и положений о структурных подразделениях архива. Должностные инструкции утверждаются директором архива.
    3.1.3. Директор руководит деятельностью работников архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач; распределяет обязанности между своими заместителями.
    В архиве на правах совещательного органа создается дирекция.
    Дирекция рассматривает основные вопросы деятельности архива. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором. Ее решения, как правило, проводятся в жизнь приказами директора архива.
    3.1.4. Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.
    Структура и штатное расписание архива утверждаются его директором.
    3.1.5. В архиве на правах научно-совещательных органов, с привлечением представителей других организаций и научной общественности создаются:
    - Научный совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикаторской работы . Положение о нем и его состав утверждаются вышестоящим органом управления архивным делом. Решения совета в необходимых случаях проводятся в жизнь приказами директора архива;
    - Экспертно-методическая комиссия (ЭМК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов, научно-методического обеспечения деятельности архива. Положение о комиссии и ее состав утверждаются директором архива. Решения комиссии вступают в силу после утверждения директором архива протокола ее заседания;
    - Комиссия по рассекречиванию архивных документов для рассекречивания и снятия ограничений на использование документов в соответствии с действующим законодательством.
    Положение о комиссии и ее состав утверждаются директором архива. Решения комиссии вступают в силу после утверждения директором архива протокола ее заседания.
    При необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы, положения о которых и их состав утверждаются директором архива.
 

3.2. Планирование и отчетность архива

 
    3.2.1. Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.
    Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
    План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.
    3.2.2. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.
    К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.
    План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.
    Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год. Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, директором архива. Основные показатели плана работы архива на год составляются с полугодовой, а при необходимости - с поквартальной разбивкой.
    Приложениями к плану архива на год являются при необходимости планы научно-публикаторской и научно - исследовательской работы и другие приложения, устанавливаемые органами управления архивным делом и/или директором архива.
    Проект плана работы архива на год обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.
    Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.
    3.2.3. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им.
    План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.
    3.2.4. Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.
    3.2.5. Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.
    3.2.6. Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие (квартал) составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий. К отчету прилагаются Основные показатели выполнения плана работы архива за год, паспорт архива (приложение N 1), сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива (приложение N 2) и другие приложения. Порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, о выполнении плана за полугодие (квартал) устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.
    Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, индивидуального плана работника составляются по форме планов в сроки, устанавливаемые директором архива.
    3.2.7. Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.
 

3.3. Организация труда работников архива

 
    3.3.1. Под организацией труда работников архива понимается подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников с целью сохранения их здоровья, повышения качества работ.
    3.3.2. Подбор кадров, их расстановка и использование в архиве осуществляются в соответствии с его задачами и требованиями отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям. На основе структуры и штатного расписания архива определяется штатная расстановка работников по структурным подразделениям и участкам работы (функциональным группам), которая утверждается директором архива.
    Подбор и расстановку кадров осуществляет руководство архива с участием руководителей структурных подразделений. При этом учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества.
    При приеме новых работников руководство архива в обязательном порядке знакомит их с соответствующими разделами и пунктами настоящих Правил и Этическим кодексом архивиста.
    Для определения соответствия работников занимаемым должностям по результатам их деятельности, уровню квалификации и личным качествам периодически проводится их аттестация.
    Аттестационная комиссия создается приказом директора архива.
    3.3.3. В целях совершенствования профессиональных навыков, повышения уровня знаний, овладения современными достижениями науки и техники проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архива. Формы повышения квалификации (стажировка, курсы переподготовки, получение дополнительного образования и др.) определяются в плане работы архива на год.
    3.3.4. Разделение и кооперация труда предусматривают разграничение деятельности работников и их группировку по характеру выполняемых функций, установление взаимосвязей между отдельными работниками и структурными подразделениями в едином процессе труда.
    Разделение и кооперация труда в архиве закрепляются его структурой, положениями о структурных подразделениях, штатной расстановкой и должностными инструкциями.
    Формой кооперации труда отдельных работников является создание временных трудовых коллективов. Временный трудовой коллектив создается для выполнения определенной работы (разработка научно-исследовательской темы, подготовка сборника, выставки документов, справочника, выполнение задания вышестоящего органа и др.). В состав временного трудового коллектива включаются работники различных структурных подразделений архива и, при необходимости, специалисты сторонних организаций. Состав временного трудового коллектива, условия его деятельности, в том числе финансирование, сроки и порядок выполнения работы, утверждаются приказом директора архива. Работа, выполняемая временным трудовым коллективом, отражается в плане работы архива на год и отчете о его выполнении.
    3.3.5. В архиве применяется совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Расширение зон обслуживания - это выполнение работником наряду со своей основной деятельностью дополнительного объема работ по своей должности.
    Совмещение должности - выполнение работником наряду со своей основной работой, дополнительной работы по другой должности, предусмотренной штатным расписанием архива.
    Совмещение должности или расширение зоны обслуживания не должно препятствовать выполнению работником его основных обязанностей.
    Совмещение должности или расширение зоны обслуживания работника оформляется приказом директора архива.
    3.3.6. В архиве применяются научно обоснованные нормы времени и выработки на основные виды работ и операций. Норма времени - это затрата времени на выполнение единицы работы работником соответствующей квалификации. Норма выработки - объем работы, который должен быть выполнен работником соответствующей квалификации в единицу времени при определенных организационно-технических условиях.
    Нормы могут быть операционными, укрупненными и комплексными; по сферам применения - типовыми и местными.
    Операционные нормы регламентируют одну рабочую операцию (нумерация листов или оформление ярлыков).
    Укрупненные нормы разрабатываются для нециклических видов работ и охватывают несколько операций (подготовка выставки, совещания и т.п.). Комплексные нормы устанавливаются на взаимосвязанные работы или цикл работ, предшествующих получению конечного результата (норма на подготовку сборника документов, справочника и др.).
    Типовые нормы разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России применительно к усредненному технологическому процессу для всех категорий архивов.
    Местные нормы разрабатываются конкретным архивом на основе типовых норм, классификационного перечня работ, выполняемых в архиве, данных о временных затратах, полученных путем хронометражных наблюдений, фотографии и самофотографии рабочего времени, данных учетных и отчетных документов и результатов проверок уровня выполнения норм. Местные нормы утверждаются директором архива. По мере необходимости, с изменением технологии и появлением новых видов работ, они могут дополняться и корректироваться.
    3.3.7. Руководство архива обеспечивает благоприятные условия и охрану труда в архиве, в том числе рациональный режим труда и отдыха работников, организацию рабочих мест и их оснащение необходимыми материалами, оборудованием и оргтехникой, улучшение условий труда в рабочих помещениях (температура и влажность воздуха, степень шума, запыленность, освещение, удобное размещение рабочих мест) в соответствии с действующими нормативами, а также противопожарную безопасность и соблюдение правил пользования техническими средствами.
    Работники архива проходят обязательный инструктаж по противопожарной безопасности и технике безопасности; порядок проведения инструктажа для различных категорий работников определен в ГОСТ 12.0.004-90.
    Директор архива и коллектив работников могут заключать коллективный договор, содержащий обязательства сторон по установлению условий труда, занятости, социальных гарантий работникам архива.
 

3.4. Выполнение платных работ и услуг. Маркетинг архивной информации

 
    3.4.1. Архив для привлечения внебюджетных средств выполняет платные работы и услуги без ущерба для реализации его основных задач и функций.
    Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливается Федеральной архивной службой России.
    Архив на основе названной номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов, круга потребителей работ и услуг, технических возможностей и др.), может разрабатывать более детальный перечень платных работ и услуг, который утверждается директором.
    Архив информирует потенциальных потребителей о платных работах и услугах, принимает заказы и заключает договора на их выполнение. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год, планы структурных подразделений. Для выполнения платных работ и услуг в архиве могут создаваться специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы.
    3.4.2. Архив не может взимать плату за:
    - выполнение социально-правовых запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий, избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, нахождении на излечении, получении образования; о лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.); о пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны; о реабилитации;
    - обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);
    - предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;
    - предоставление информации по документам, копий документов органам государственной власти и местного самоуправления для использования их в служебных целях в объеме до 100 листов (за исключением расходов на копирование документов и почтовые отправления);
    - организацию рассекречивания документов по запросам пользователей (за исключением изготовления копий документов);
    - организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве, работой архивов государственных организаций - источников комплектования архива;
    - научно-техническое информирование организаций системы Федеральной архивной службы России.
    Архив может определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.
    3.4.3. При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, могут закрепляться договором, в котором устанавливаются предмет договора, обязательства сторон, сроки и объемы выполняемых работ и услуг, форма и условия оплаты, порядок разрешения спорных ситуаций и расторжения договора.
    Архив в обязательном порядке заключает договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов и/или справочников к ним. До заключения договора архив производит его экономическое обоснование, рассчитывает предполагаемые затраты и ожидаемый эффект от выполнения договора. По решению вышестоящего органа управления архивным делом архив представляет ему проекты договоров на согласование. При этом проекты договоров архива с зарубежными потребителями и с российскими организациями, действующими совместно с зарубежными потребителями или по их поручительству, а также договора, носящие коммерческий характер, подлежат обязательному согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом.
    3.4.4. Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом действующих налогов. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем. Цены на платные работы и услуги утверждаются директором архива.
    3.4.5. Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги с целью получения внебюджетных средств.
    Маркетинг информации включает:
    - изучение потребностей пользователей документной информации;
    - установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом;
    - рекламу информации, платных работ и услуг;
    - сохранение и поиск новых потребителей.
    Осуществление маркетинговой деятельности возлагается на соответствующие структурные подразделения.
 

3.5. Научно-методическая работа архива

 
    3.5.1. В целях повышения научной обоснованности, эффективности и качества работы по реализации задач и функций, архив ведет научно-исследовательскую и методическую работу в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин.
    Научно-исследовательскую и методическую работу в архиве организует директор или его заместитель, как правило, через соответствующее структурное подразделение; непосредственное участие в ней принимают наиболее квалифицированные специалисты архива.
    3.5.2. Основными формами научно-исследовательской и методической работы архива являются:
    - проведение научных исследований, подготовка научных докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных;
    - разработка методических документов;
    - рецензирование научных и методических разработок других архивов, научных и иных организаций;
    - организация и участие в научных, научно-практических конференциях и симпозиумах;
    - обсуждение теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях Научного совета архива, зонального научно-методического совета архивных учреждений (ЗНМС);
    - решение методических вопросов на экспертно-методической комиссии, методических совещаниях;
    - обобщение и распространение передового опыта;
    - методические консультации.
    3.5.3. Архив проводит научные исследования самостоятельно и/или совместно с другими архивами, научными организациями в рамках плана научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и организаций системы Федеральной архивной службы России, плана ЗНМС, федеральных и региональных программ, плана работы архива на год.
    Научные исследования могут осуществляться архивом также в инициативном порядке на основе безвозмездных финансовых субсидий (грантов) с соблюдением условий, предусмотренных грантодателями.
    Заявочные карты на разработку тем, предлагаемых для включения в план научно-исследовательской работы учреждений и организаций системы Федеральной архивной службы России, оформляются в соответствии с требованиями Регламента подготовки отраслевого плана научно-исследовательской работы.
    Заявки на конкурс для получения грантов на проведение инициативных научных исследований, издательских проектов и/или проектов развития материально-технической базы архива подаются архивом по формам, установленным грантодателями.
    3.5.4. Архив, являющийся головной организацией при совместном исследовании научной темы, отвечает за разработку темы в целом, подготавливает по согласованию с соисполнителями организационно-методические документы, определяющие порядок работы над темой, координирует работу и оказывает методическую помощь соисполнителям, обобщает представленные соисполнителями материалы и готовит итоговый документ по теме, при необходимости составляет научный отчет.
    Архив, являющийся соисполнителем темы, выполняет задания в соответствии с организационно-методическими документами по теме: готовит исходные аналитические материалы, ведет разработку части темы, имеющей самостоятельное научное значение, участвует в рецензировании и экспериментальном внедрении результатов исследования.
    Разработка научной темы подразделяется на следующие этапы: предпроектное обследование (ознакомление с состоянием вопроса, формирование исходной источниковой базы и библиографии, составление предложений по организации исследования), составление и утверждение организационно-методических документов по теме (программа, техническое задание, план - проспект, координационный план исследования), сбор, анализ и обобщение материалов, подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.
    Программа исследования разрабатывается для всех тем прикладного характера кроме тем, по которым предусмотрено составление технического задания. План-проспект составляется при осуществлении исследования, результатом которого является научный доклад, справочник, аналитический обзор и т.п.
    Координационный план составляется в случае совместного исследования научной темы несколькими организациями, определяет виды и результаты работы по каждому этапу исследования, ответственных исполнителей и сроки выполнения каждого этапа и вида работы. Программа, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования утверждаются руководством архива - головной организации.
    Разработка темы считается законченной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке.
    Головная организация информирует соисполнителей о результатах завершения темы.
    3.5.5. Научные исследования, осуществляемые архивом за счет федерального бюджета, в том числе подготовка справочников и документальных публикаций, подлежат обязательной государственной регистрации во Всероссийском научно - техническом информационном центре (ВНТИЦентре). Регистрацию научных исследований, осуществляемых за счет других финансовых средств, архив может проводить в ВНТИЦентре на добровольной основе.
    Архив - исполнитель темы направляет в ВНТИЦентр регистрационную карту установленного образца не позднее 30 дней с момента начала финансирования работы. При проведении работы несколькими архивами каждый соисполнитель направляет в ВНТИЦентр регистрационную карту на выполняемую им самостоятельную часть работы.
    Архив не позднее 30 дней с момента завершения зарегистрированной работы направляет в ВНТИЦентр информационную карту установленного образца, научный отчет, утвержденный руководством архива.
    Порядок и формы государственной регистрации научных исследований устанавливаются в нормативно-методических документах Федерального органа исполнительной власти, отвечающего за научно-техническую политику, в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном экземпляре документов".
    3.5.6. Методические пособия по направлениям и видам выполняемых работ архив готовит, как правило, на основе нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, отраслевых научных разработок.
    В методическом пособии вне зависимости от его вида (методические рекомендации, рабочая инструкция, обзор, памятка и др.) конкретизируются общие методические положения применительно к условиям деятельности архива, определяются основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый результат. В пособии может даваться расчетная часть, в которой указываются объем и виды работы, единицы измерения, затраты рабочего времени, сроки проведения каждого вида работ.
    Подготовка методического пособия включает следующие этапы: разработка плана, составление проекта, рецензирование и обсуждение экспертно-методической комиссией, доработка и утверждение пособия руководством архива.
    3.5.7. Внедрение результатов научно-исследовательской и методической работы подразделяется на экспериментальное (в рамках разработки научной темы) и практическое Практическим внедрением является полное или частичное применение положений и выводов научных и методических разработок, нормативных документов в практической деятельности архива. При этом документы нормативного характера вводятся в действие приказом вышестоящего органа управления архивным делом и/или директора архива.
    При необходимости для разъяснения основных положений внедряемых документов и разработок и сферы их применения проводятся методические совещания, занятия по повышению квалификации, семинары, практические занятия.
    3.5.8. Архив в установленном порядке направляет на депонирование в Отраслевой центр научно-технической информации (ОЦНТИ) ВНИИДАД научные и методические разработки, другие неопубликованные работы, в т.ч. справочники, документальные публикации.
    3.5.9. Центром научно-технической информации, информационного обеспечения основных направлений деятельности архива является его справочно-информационный фонд (СИФ), представляющий собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними научных дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности архива.
    СИФ архива функционирует на основании утверждаемого директором положения о нем, как правило, в составе структурного подразделения, на которое возложена организация научно-исследовательской и методической работы. Основными направлениями работы СИФ архива являются комплектование фонда, его учет, создание справочно-поискового аппарата и организация использования материалов фонда. СИФ архива комплектуется всеми нормативными документами, научными и методическими разработками архива. Учет материалов СИФ осуществляется в порядке, установленном для библиотечных фондов (см. п. 5.7.2).
    СИФ архива взаимодействует с ОЦНТИ ВНИИДАД и регулярно через ЗНМС (СИФ федерального архива непосредственно) направляет списки нормативных документов, научных и методических разработок архива; для своего пополнения заказывает в нем неопубликованные материалы и депонированные рукописи других архивов и организаций.
    СИФ архива проводит регулярное и целенаправленное информирование работников архива, организует дни информации, выставки новых поступлений, готовит рекомендательные списки литературы по тематике проводимых в архиве работ.
    Выдача материалов СИФ архива его работникам осуществляется путем абонементного обслуживания.