Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 505 988. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Регионы: Москва
Регионы: Москва

ПРИКАЗ Миграционной службы Москвы от 16.12.99 N 117 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ МОСКВЫ"

Дата документа16.12.1999
Статус документаДействует
МеткиПриказ · Инструкция

    

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

 

МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА МОСКВЫ

 

ПРИКАЗ
от 16 декабря 1999 г. N 117

 
    Во исполнение приказов ФМС России от 22.06.99 N 39 "О проведении инвентаризации и научно - технической экспертизы документов", от 02.07.99 N 41 "Об утверждении положения: Об отделе архивного документоведения Организационно - административного управления. О постоянно действующей Центральной экспертной комиссии ФМС России" и приказов Миграционной службы Москвы от 16.08.99 N 69 "Об индексации структурных подразделений службы" и от 06.09.99 N 74, п. 2 и в целях обеспечения ведения и организации централизованного делопроизводства Службы приказываю:
    1. Ввести в действие Инструкцию по ведению делопроизводства в Миграционной службе Москвы, согласованную 25.11.99 с Мосгорархивом (приложение).
    2. Руководителям структурных подразделений:
    - принять к неукоснительному выполнению правила настоящей Инструкции;
    - провести техническую учебу по ознакомлению работников с правилами Инструкции по работе с документами;
    - выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;
    - возложить ответственность за организацию и состояние делопроизводства на руководителей структурных подразделений.
    3. Возложить на канцелярию организационно - методическое руководство и контроль за организацию и состояние делопроизводства в Службе и его дальнейшего совершенствования.
    4. Канцелярии выпустить 17 ксероксных экземпляров Инструкции для оперативной работы в структурных подразделениях (до выхода типографского издания).
    5. Отделу хозяйственно - технического обслуживания заказать в возможно короткий срок изготовление типографским способом 30 экземпляров Инструкции для использования в работе.
    6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
 

Руководитель Миграционной
службы Москвы
С.Г. СМИДОВИЧ

 
 
    

Приложение
к приказу Миграционной
службы Москвы
от 16 декабря 1999 г. N 117

 

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ МОСКВЫ

 

1. Общие положения

 
    1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый и обязательный для всех работников Службы порядок ведения и организации делопроизводства.
    1.2. Инструкция разработана в соответствии с задачами, возложенными на Службу Положением, утвержденным распоряжением Мэра от 10 июля 1998 г. N 705-РМ, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством по архивному делу Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термин и определение".
    1.3. Правила, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Службы.
    Порядок ведения секретного делопроизводства и делопроизводства по документам с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.
    1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений Службы.
    1.5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (инспекторы, секретари).
    1.6. Организационно - методическое руководство и контроль за организацией и состоянием делопроизводства и его дальнейшее совершенствование осуществляет канцелярия.
    В этих целях канцелярия инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Службы, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.
    1.7. Требования работников канцелярии по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами Службы. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются руководством канцелярии и Службы.
    1.8. Содержание поступающих и подготовленных в Службе документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения. Использование неопубликованных материалов и документов Службы в открытой печати, публичных лекциях и докладах, передачах на радио и телевидении, при подготовке диссертаций и т.д. допускается только по поручению или с согласия руководителя Службы.
    1.9. Настоящей Инструкцией устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.
    1.10. Централизованно (через канцелярию) осуществляются:
    - организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в Службе;
    - экспедиционная работа и регистрация входящих и исходящих документов;
    - передача структурным подразделениям Службы поступающих и внутренних документов;
    - контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;
    - хранение документов в архиве Службы.
    1.11. Децентрализованно в структурных подразделениях Службы выполняются следующие операции с документами:
    - подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;
    - согласование подготовленных документов;
    - представление информации по документам и снятие их с контроля;
    - хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.
    1.12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой Службы, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящей Инструкции.
 

2. Организация делопроизводства

 
    2.1. Общие правила организации и учета документооборота
 
    2.1.1. В движении документов (документооборота) различают потоки документов, поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних.
    2.1.2. В Службе ведется журнальная и компьютеризированная карточная система регистрации и контроля за исполнением документов.
    2.1.3. В подразделениях Службы наряду с карточной компьютеризированной системой допускается применение журнальной формы регистрации документов.
 
    2.2. Порядок приема, регистрации, предварительного рассмотрения входящих документов
 
    2.2.1. Корреспонденция, адресованная в Службу, независимо от способа доставки (почтой, курьером) принимается централизованно канцелярией, регистрируется в журнале входящих документов (приложение 1) и обрабатывается в канцелярии, затем передается в структурные подразделения лицам, ответственным за делопроизводство (приложение 2).
    2.2.2. Канцелярия проверяет правильность доставки корреспонденции и наличие в конвертах документов. Об отсутствии документов и приложений к ним сообщается отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с приложением лицевой части конверта (пакета), в котором он доставлен.
    2.2.3. Конверты с корреспонденцией с пометкой "Лично" в канцелярии не вскрываются и передаются по назначению. Если по своему содержанию корреспонденция с пометкой "Лично" носит служебный характер, то работник, которому она предназначалась, обязан ее зарегистрировать в канцелярии.
    Помимо пакетов с пометкой "Лично", не подлежат вскрытию в канцелярии пакеты, поступившие из-за рубежа, депутатская почта. Они немедленно передаются адресату.
    2.2.4. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются канцелярией. Указанные на конвертах обратные адреса переносятся на документы. Конверты сохраняются и прилагаются к поступившим документам только при необходимости подтвердить время отправки и получение документа.
    2.2.5. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты поступления документа и очередного порядкового номера документа. Нумерация документов (начиная с N 1) ведется в течение каждого календарного года.
    2.2.6. В структурных подразделениях Службы входящий номер (индекс) документа состоит из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера документа.
    2.2.7. На документы, подлежащие регистрации, заполняются в канцелярии учетно - контрольные карточки (приложение 3).