Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 506 362. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Регионы: Москва
Регионы: Москва

РАСПОРЯЖЕНИЕ Губернатора Московской области от 29.12.2000 N 1165-РГ "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ"

Дата документа29.12.2000
Статус документаДействует
МеткиРаспоряжение · Инструкция

    

ГУБЕРНАТОР МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 декабря 2000 г. N 1165-РГ

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 
    1. В целях упорядочения системы документационного обеспечения деятельности Правительства Московской области, совершенствования ведения делопроизводства в аппарате Правительства Московской области утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 1 января 2001 г.
    2. Управлению делами аппарата Правительства Московской области (Кольяк М.А.) обеспечить изготовление Инструкции в количестве 500 экземпляров.
    3. Обязать структурные подразделения аппарата Правительства Московской области руководствоваться в своей работе настоящей Инструкцией.
    4. Распоряжение Главы Администрации Московской области от 10 августа 1994 года N 746-р "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Московской области" с 1 января 2001 г. признать утратившим силу.
    5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области И.О. Пархоменко.
 

Губернатор Московской области
Б.В. ГРОМОВ

 
 
    

Приложение
к распоряжению Губернатора
Московской области
от 29 декабря 2000 г. N 1165-РГ

 

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

1. Общие положения

 
    1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы с документами в аппарате Правительства Московской области (далее - аппарат Правительства).
    1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, Законом Московской области "О Правительстве Московской области", Регламентом Правительства Московской области, Положением об аппарате Правительства Московской области, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными правилами работы ведомственных архивов и Государственными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
    1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
    1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в аппарате Правительства осуществляется общим отделом аппарата Правительства.
    1.5. Делопроизводство в аппарате Правительства организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство" (далее - система "Делопроизводство").
    Программное и информационное обеспечение системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется отделом информационных систем Управления делами аппарата Правительства.
    1.6. Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативно - методических документов, не противоречащих требованиям настоящей Инструкции.
    1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
    1.8. При утрате документов руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует общий отдел аппарата Правительства.
    1.9. Требования к работе с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений аппарата Правительства.
    1.10. Сотрудники аппарата Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
 

2. Документация аппарата Правительства

 
    2.1. Состав документационной базы аппарата Правительства.
    Деятельность аппарата Правительства обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией аппарата Правительства, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между подразделениями, органами государственной власти, организациями и учреждениями. Состав документационной базы аппарата Правительства включает следующие основные документы:
    - организационные;
    - нормативные правовые и распорядительные;
    - информационно - справочные.
    2.1.1. Организационные документы.
    Организационные документы - документы, определяющие организацию работы аппарата Правительства, его подразделений, должностных лиц. К организационным документам относятся: Положение об аппарате Правительства Московской области, штатное расписание аппарата Правительства, положения о его подразделениях, должностные инструкции работников аппарата Правительства.
    2.1.1.1. Положение.
    Положение - нормативный правовой акт, который определяет порядок образования, задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы аппарата Правительства и его подразделений.
    Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи и функции, полномочия, ответственность, организацию работы аппарата Правительства или его подразделений.
    Положение об аппарате Правительства Московской области утверждается Губернатором Московской области.
    Положение о подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается в соответствии с Положением об аппарате Правительства Московской области.
    2.1.1.2. Штатное расписание.
    Штатное расписание - организационный документ, определяющий должностной, численный состав аппарата Правительства и устанавливающий фонд оплаты труда.
    Штатное расписание утверждается постановлением Губернатора Московской области.
    2.1.1.3. Должностная инструкция.
    Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность должностного лица.
    Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.
    Должностные инструкции работников подразделений аппарата Правительства утверждаются руководителями, курирующими соответствующие подразделения.
    Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
    Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
    Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
    2.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы.
    Под нормативными правовыми документами понимаются принимаемые исполнительными органами государственной власти Московской области акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неопределенный круг лиц и многократное применение. Нормативным правовым документом является постановление.
    Распорядительные документы - документы, носящие административный характер, обращенные к подчиненным подразделениям, органам государственной власти или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание, инструкция.
    2.1.2.1. Постановление.
    Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил поведения.
    Постановления Правительства Московской области, Губернатора Московской области принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, принятых по вопросам совместного ведения Российской Федерации и Московской области, законов и нормативных правовых актов Московской области, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий.
    Постановления Правительства и Губернатора Московской области не могут противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Московской области (см. раздел 6 Инструкции).
    2.1.2.2. Распоряжение.
    Распоряжение - правовой акт, издаваемый Губернатором Московской области, Вице - губернатором Московской области, первым заместителем, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области в целях разрешения оперативных вопросов в процессе деятельности Правительства Московской области, имеющий обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.
    Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса.
    Губернатором Московской области предоставлено право издавать распоряжения министрам Правительства Московской области в пределах своих полномочий для решения главным образом оперативных вопросов.
    2.1.2.3. Приказ.
    Приказ - правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия, для решения основных оперативных задач, а также может быть нормативным актом управления (например, при назначении на должность).
    В аппарате Правительства дано право издавать приказы министру Правительства Московской области - руководителю аппарата Правительства Московской области в целях разрешения задач, стоящих перед подразделениями.
    Содержащиеся в проектах приказов предложения должны быть конкретными и реальными, соответствовать действующему законодательству, обеспечиваться необходимыми материально - техническими средствами и финансированием.
    Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
    Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
    В случае, если предписываемое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны подразделения. В этом случае указываются инициалы и фамилия руководителя подразделения.
    В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
    К приказам о командировании сотрудников аппарата Правительства прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего подразделения.
    Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
    2.1.2.4. Указание.
    Указание - предписываемое действие конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.
    2.1.2.5. Инструкция.
    Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные и другие вопросы деятельности аппарата Правительства и его подразделений.
    2.1.3. Информационно - справочные документы.
    Информационно - справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно - справочным документам относятся: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная и служебная записка, доверенность, телеграмма, телефонограмма, стенограмма, план, справка и др.
    2.1.3.1. Протокол.
    Протокол - официальный документ, фиксирующий какие-либо фактические обстоятельства.
    Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводной части протокола лишь при небольшом составе участников совещания или заседания, к протоколам больших заседаний или совещаний прилагается список присутствующих.
    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ").
    Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
    При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или прилагается к нему.
    Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (протокол заседания Правительства Московской области подписывается председательствующим на заседании).
    Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или совещания.
    Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
    Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка из протокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания, номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос и принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным организациям.
    Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
    2.1.3.2. Акт.
    Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
    Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
    Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.
    Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
    В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
    Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
    Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
    2.1.3.3. Письмо.
    Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма - запросы, письма - извещения, письма - приглашения, письма - ответы и др.
    Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
    Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
    В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
    Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
    - письмо оформляется на должностном бланке;
    - письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
    2.1.3.4. Докладная записка.
    Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
    Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
    Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.
    Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
    В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
    2.1.3.5. Объяснительная записка.
    Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
    Объяснительные записки, как приложения к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на бланках.
    Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
    2.1.3.6. Служебная записка.
    Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
    Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся подразделения аппарата Правительства или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.
    Текст служебной записки составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
    2.1.3.7. Доверенность.
    Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
    В тексте доверенности указываются следующие сведения:
    - полное наименование организации;
    - подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати организации;
    - фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
    - содержание полномочий;
    - дата выдачи доверенности;
    - срок действия доверенности.
    2.1.3.8. Телеграмма.
    Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
    Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.
    В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
    Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
    При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько пунктов и адресатов необходимо сдавать на телеграф столько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указано адресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кроме перечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимо указывать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.