ПРИКАЗ Департамента жилищной политики и жилищного фонда Москвы от 19.02.2004 N 13 "О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ"

 
    1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок введения делопроизводства в Департаменте жилищной политики и жилищного фонда города Москвы (далее Департамент).
    1.2. Инструкция определяет основные правила и порядок подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях Департамента.
    1.3. Инструкция разработана в соответствии:
    - с ГОСТом 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", принятого и введенного в действие Постановлением Госстандарта России N 65-ст от 03.03.2003 г;
    - Регламентом Правительства Москвы, утвержденным Постановлением Правительства Москвы N 754-ПП от 17.09.2002 г.;
    - Постановлением Правительства Москвы от 28.10.2003 N 896-ПП "О внесении изменений и дополнений в Регламент Правительства Москвы";
    - Законом города Москвы "Об обращениях граждан", нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России;
 
 
    РЕФЕРЕНТ: В связи с утратой силы Закона МО от 02.11.99 N 76/99-ОЗ, следует руководствоваться принятым взамен Законом МО от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ
 
 
    - организационными документами Департамента.
    1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией обязательны для всех сотрудников Департамента.
    1.5. Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях, а также за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами.
    1.6. Ответственный сотрудник структурного подразделения обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с Инструкцией, знакомит всех сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
    1.7. При уходе сотрудника структурного подразделения ответственного за делопроизводство в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении, все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому сотруднику (под расписку) с уведомлением начальника организационно-аналитического отдела по работе с документами о передаче дел.
    1.8. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией не распространяется на документы с грифом секретности и пометкой "Для служебного пользования". Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной Инструкцией.
 

 
    Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными подразделениями Департамента:
    - по поручению Мэра Москвы;
    - в соответствии с планом работы Правительства Москвы;
    - по решению членов Правительства Москвы (в соответствии с распределением обязанностей);
    - по инициативе Департамента, в связи с необходимостью решения задач по проведению единой жилищной политики в городе Москве.
    В Департамент на согласование проекты поступают из Комплекса социальной сферы Правительства Москвы.
    Проекты, поступившие в Департамент, из органов исполнительной власти города или других организаций не принимаются и подлежат возврату с сопроводительным письмом за подписью заместителя руководителя Департамента.
 

 
    Регламентом Правительства Москвы установлен следующий порядок подготовки проектов РД:
    - Подготовка текста проекта;
    - Направление проекта на согласование;
    - Доработка проекта;
    - Подготовка копии проекта на магнитном носителе;
    - Представление согласованного проекта и, его копии на магнитном носителе в Протокольный отдел;
    - Осуществление справочной и консультативной работы по принятому (изданному) постановлению.
 

 
    Проекты РД оформляются на бланках документов Мэра и Правительства Москвы установленного образца.
    Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об", печатается на 12-ой строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок выделяется жирным шрифтом.
    Текст документа должен быть предельно кратким и четким и исключать возможность двоякого толкования. Печатается через 1,5 интервала с отступом от заголовка в 2 интервала: строка состоит из 66 печатных знаков (вертикальное расположение текста) и 104 знаков (горизонтальное расположение текста), абзац начинается с 6 знака.
    Структура текста РД содержит констатирующую и постановляющую часть. Констатирующая часть не должна превышать более 1/3 документа, заканчивается словами Правительство Москвы постановляет и двоеточием (выделяется жирным шрифтом).
    Постановляющая часть РД может состоять из пунктов и подпунктов. Поручения даются органам исполнительной власти города, организациям, должностным лицам (фамилии руководителей не указываются).
    В тексте жирным шрифтом выделяется:
    - наименования органов (организаций) и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;
    - сроки исполнения;
    - цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.);
    - фамилия должностного лица, на которого возложен контроль по выполнению РД;
    - должность и фамилия лица, подписывающего РД.
    Приложения являются неотъемлемой частью проекта РД. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак N перед порядковым числом приложения не ставится. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте РД.
    Проекты распорядительных документов должны содержать:
    - точные наименования органов исполнительной власти города, организаций или должности и фамилии должностных лиц;
    - сроки исполнения поручений;
    - указание на обязательность опубликования в официальных изданиях Мэра и Правительства (для распорядительных документов, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан);
    - поручения о контроле по выполнению данного РД;
    - поручения должностному лицу, на которого возложен контроль по выполнению постановления;
    - указание о признании утратившими силу РД, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
    - указание о снятии с контроля РД в случае его выполнения.
    Наименования органов исполнительной власти пишутся в строгом соответствии с их учредительными документами. Официальные наименования органов исполнительной власти города пишутся с прописной буквы, при повторном использовании в тексте употребляется строчная буква.
    Например:
    - комитет (при первоначальном упоминании в тексте необходимо писать Комитет по культуре города Москвы);
    - департамент (при первоначальном упоминании в тексте необходимо писать Департамент образования города Москвы).
    Названия органов или организаций множественного числа пишутся со строчной буквы.
 
    Например:
    - департаменты и комитеты города Москвы.
 
    В проектах РД используются как буквенно-цифровое, так и цифровое написание дат.
 
    Например:
    1 января 2003 г.
    01.01.2002
 
    Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным.
    В проектах РД суммы в денежном выражении в цифровой форме с разбивкой на группы (по три цифры) справа налево, например: 25 352 121 000 рублей. Точка в пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставится.
    При написании целых круглых чисел (не дробных) можно использовать буквенно-цифровую форму, например 13 млрд.