Присоединяйтесь!
Зарегистрированных пользователей портала: 510 996. Присоединяйтесь к нам, зарегистрироваться очень просто →
Советник бухгалтера
Советник бухгалтера

КАК ЗАПОЛНИТЬ ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. ЧАСТЬ 1

Дата документа01.11.2011
МеткиСтатья

    

КАК ЗАПОЛНИТЬ ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Эксперт по бухгалтерскому учету
и налогообложению
О.А. Курбангалеева

 
    Все организации обязаны вести учет рабочего времени, фактически отработанного сотрудниками. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса РФ.
 

Рабочее время — время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

 
    В организациях применяются следующие виды учета:

поденный, когда учетный период составляет день;
понедельный, когда учетный период составляет неделю, на протяжении которой соблюдается установленная законом максимальная продолжительность рабочего времени, но может меняться время работы в разные дни (смены);
суммированный, когда учетный период составляет месяц, квартал, но не более года. В этом случае допускается увеличение ежедневной работы (смены) или продолжительности рабочего времени за неделю, но соблюдается предельно допустимая норма рабочего времени за учетный период.

    Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
 

Как вести учет рабочего времени?

 
    Для учета времени, фактически отработанного каждым работником, организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и
№ Т-13 «Табель учета рабочего времени».

    Этим же постановлением утверждены Указания по их заполнению.
    В табеле содержится вся информация об использовании сотрудниками рабочего времени:

о фактически отработанных часах;
о неотработанном времени (отпуска, болезни, простои, прогулы и т. п.).

    Форма № Т-12 может быть использована не только для учета рабочего времени сотрудников. Раздел 2 формы № Т-12 предназначен для отражения расчетов с сотрудниками по оплате труда по видам начислений. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени».
    Если раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» все же заполняется, то сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в графах 18 — 22. При расчете по каждому работнику разных видов начислений в корреспонденции с различными счетами заполняют графы 18 — 34.
    Форма № Т-13 используется для учета рабочего времени, если в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников.
 

Способы заполнения форм Табеля

 
    Существует два способа учета рабочего времени в Табеле учета рабочего времени:

сплошная регистрация явок или неявок на работу;
регистрация только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

    Второй способ целесообразнее применять для учета рабочего времени тех категорий работников, заработная плата которых не зависит от количества отработанного времени, например работников с ненормированным рабочим днем.
 

Зачем вести Табель?

Табель — первичный документ, на основании которого начисляется заработная плата. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 
    По окончании календарного месяца Табель передается в бухгалтерию. Если в организации начисляется аванс за фактически отработанное время, то Табель должен составляться не реже чем один раз в полмесяца.
    Табель учета рабочего времени следует хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет (п. 586 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
 

Кто должен составлять Табель?

 
    Табель составляется в одном экземпляре, подписывается лицом, составляющим Табель, и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы). Составляет Табель работник, который назначен работодателем на основании приказа руководителя организации.
    Табель ведется по каждому подразделению. Сведения о времени, отработанном по одной должности (профессии) одним работником, в Табеле подразделения представлены отдельной позицией.
 

Табельный номер работника

 
    Работника включают в Табель на основании приказа о приеме на работу. При этом каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.
    Уникальный табельный номер сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации, а также в тех случаях, когда он исполняет трудовые обязанности по второй должности (профессии) на условиях внутреннего совместительства.
    Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику.
 

Как заполнять строки для учета отработанного времени?

 
    Каждая позиция Табеля содержит две строки.
    В верхней строке проставляются условные обозначения (коды) рабочего времени, в нижней строке — количество отработанных сотрудником часов (минут).
    При необходимости в унифицированных формах можно увеличить количество граф и строк для внесения дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных (письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0), но нельзя исключать уже предусмотренные Табелем графы и строки.
    Изменения, которые работодатель решил внести в форму Табеля, следует оформить приказом руководителя.
 

Какие коды следует указывать в верхней строке?

 
    Определенный вид рабочего времени обозначается соответствующим стандартным кодом. Буквенные и цифровые коды явок и неявок приведены на титульном листе формы № Т-12.
    Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в Табеле, организация может ввести собственное буквенное или цифровое обозначение.
 
 

Таблица

Виды учитываемого времени Коды
1 Продолжительность работы в дневное время Я 01
2 Продолжительность работы в ночное время Н 02
3 Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
4 Продолжительность сверхурочной работы С 04
5 Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
6 Служебная командировка К 06
7 Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
8 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
9 Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
10 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
11 Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
12 Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
13 Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
14 Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
15 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет ОЖ 15
16 Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя ДО 16
17 Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации ОЗ 17
18 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
19 Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом Т) с назначением пособия согласно законодательству Б 19
20 Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
21 Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
22 Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе ПВ 22
23 Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
24 Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24

Ведется подготовка документа. Ожидайте